Software für Lohnfertiger: Worauf kleine Betriebe bei der Auswahl achten sollten

Ein Lohnfertiger plant keine eigenen Produkte, sondern fremde Teile. Am Montagmorgen liegen sechs neue Bestellungen im Postfach: zwei Wiederholteile, die letztes Jahr schon liefen, drei Positionen aus einem Rahmenauftrag und ein Teil, das noch nie auf einer Ihrer Maschinen war. Dazwischen ruft ein Kunde an und will wissen, ob seine achtzig Flansche diese Woche fertig werden.

Wer diesen Alltag in Software abbilden will, stellt schnell fest, dass die meisten Systeme für einen anderen Betrieb gebaut wurden – für einen mit eigenem Produkt, Stückliste und Absatzplanung. Software für Lohnfertiger braucht andere Stärken: viele kleine Aufträge schnell einlasten, den Kunden an jeder Position sichtbar halten, jederzeit eine belastbare Terminauskunft geben und Rückmeldungen aufnehmen, ohne dass jemand dafür in die Bürotür kommt.

Dieser Beitrag ordnet die Auswahlkriterien für Software für Lohnfertiger: welche vier Anforderungen aus der Auftragsstruktur folgen, welche Prospektfunktionen Sie getrost ignorieren können und wie Sie ein System in zwei Wochen so testen, dass danach eine Entscheidung möglich ist.

Warum Lohnfertiger andere Software brauchen als Serienfertiger

Der Unterschied liegt nicht in der Technik, sondern in der Auftragsstruktur. Ein Serienfertiger hat wenige Teile in großen Mengen, lange Vorlaufzeiten und eine Planung, die sich über Wochen kaum ändert. Ein Lohnfertiger hat das Gegenteil: viele Aufträge, kleine Lose, kurze Durchlaufzeiten, wechselnde Kunden und einen Anteil an Einzelfertigung, der sich nicht wegplanen lässt.

Daraus folgen drei Dinge. Erstens ist der Erfassungsaufwand je Auftrag entscheidend, weil es sehr viele Aufträge sind. Zweitens ist der Kunde eine Planungsgröße, nicht nur eine Adresse auf dem Lieferschein. Drittens entsteht ein großer Teil Ihres Rufs am Telefon – daran, ob Sie eine Terminfrage sofort und richtig beantworten können.

Rechnen wir mit einem typischen Zuschnitt: 25 offene Aufträge, je vier Arbeitsgänge, macht 100 Positionen, die auf zehn Maschinen und Arbeitsplätze verteilt werden müssen. Kommen pro Woche zehn Aufträge herein und zehn hinaus, ändern sich rund 40 Positionen pro Woche. Jede Minute, die das Anlegen oder Verschieben einer Position kostet, multipliziert sich mit dieser Zahl. Genau hier scheitern Systeme, die für zwanzig große Aufträge im Jahr gedacht sind.

Was Software für Lohnfertiger können muss

Die Auftragsflut abbilden, ohne sie abzutippen

Die erste Frage an jedes System lautet: Wie lange dauert es, einen neuen Auftrag mit vier Arbeitsgängen anzulegen? Wenn das länger dauert als die Rüstzeit des ersten Arbeitsgangs, wird die Software im Alltag umgangen – zuerst bei Eilaufträgen, dann bei allen.

Praktisch heißt das: Es muss einen Weg geben, Aufträge aus einer Datei zu übernehmen, statt sie einzutippen. Wenn Ihre Auftragsbestätigungen ohnehin aus einem Warenwirtschafts- oder Rechnungsprogramm kommen, lässt sich daraus meist eine Liste mit Auftragsnummer, Kunde, Teil, Menge und Liefertermin exportieren. Wie ein solcher Import aussieht und welche Spalten er braucht, steht in CSV-Import für die Produktionsplanung.

Zweitens muss die Software Wiederholteile belohnen. Ein Teil, das Sie zum fünften Mal fertigen, hat dieselbe Arbeitsgangfolge mit denselben Rüst- und Laufzeiten. Wer sie jedes Mal neu eingibt, verschenkt den größten Rationalisierungseffekt der Lohnfertigung.

Den Kunden an jedem Arbeitsgang zeigen

In der Serienfertigung interessiert das Teil. Beim Lohnfertiger interessiert der Kunde – und zwar an jeder Stelle. Wer fragt an? Wessen Auftrag schiebe ich, wenn ich schieben muss? Welche vier Aufträge gehen ohnehin diese Woche zum selben Kunden und sollten zusammen fertig werden?

Eine Software, die den Kunden nur im Auftragskopf führt, zwingt Sie beim Planen zum ständigen Hin- und Herklicken. Achten Sie darauf, dass der Kundenname am Balken in der Plantafel steht und dass es einen Filter nach Kunde gibt. Das ist kein Komfort, sondern die Grundlage für jede Priorisierungsentscheidung – dazu mehr in Fertigungsaufträge priorisieren.

In einer Minute Terminauskunft geben

Der Kunde am Telefon stellt immer dieselben zwei Fragen: Läuft mein Auftrag schon? Und halten Sie den Termin? Beides muss sich beantworten lassen, ohne aufzustehen, ohne in der Werkstatt nachzusehen und ohne eine Excel-Datei zu öffnen, die drei Tage alt ist.

Belastbar ist eine Terminauskunft erst, wenn die Software den offenen Restaufwand gegen die verbleibende Zeit bis zum Liefertermin rechnet. Ein Auftrag, dessen erster Arbeitsgang läuft, sieht in vielen Listen gesund aus. Stehen aber noch 26 Stunden Arbeit an und sind es bis zum Termin zwei Arbeitstage, ist er es nicht. Wie diese Rechnung aufgebaut ist, behandelt Liefertermine realistisch planen.

Rückmeldung, die niemanden aufhält

Jede Terminauskunft ist nur so gut wie die letzte Rückmeldung aus der Werkstatt. Für Lohnfertiger mit kurzen Durchlaufzeiten heißt das: Der Status muss am selben Tag stimmen, nicht am Wochenende.

Damit das passiert, muss die Rückmeldung unter zehn Sekunden dauern und dort stattfinden, wo gearbeitet wird. Ein Terminal, an dem sich der Bediener erst anmelden und dann seinen Auftrag suchen muss, wird nicht benutzt. Ein Tablet neben der Maschine, das den aktuellen Arbeitsgang zeigt und vier Knöpfe hat, wird benutzt. Der Unterschied entscheidet darüber, ob die Software nach drei Monaten noch gepflegt ist.

Funktionen, die im Prospekt stehen und Ihnen wenig bringen

Viele Systeme werben mit Modulen, die für Lohnfertigung mit zwei bis zwanzig Mitarbeitern keinen Nutzen stiften, aber Einführungszeit und Geld kosten.

Mehrstufige Stücklistenauflösung und Bedarfsrechnung. Sinnvoll bei eigenem Produkt mit Baugruppen. Beim Lohnfertiger ist das Material meist beigestellt oder auftragsbezogen bestellt.
Absatz- und Programmplanung. Ihr Programm ergibt sich aus den Bestellungen Ihrer Kunden. Es lässt sich nicht planen, nur abarbeiten.
Automatische Optimierung der Reihenfolge. Die tatsächlichen Entscheidungsgründe – dieser Kunde ist wichtig, dieses Teil kann nur der Kollege, diese Spannung bleibt für den nächsten Auftrag stehen – lassen sich nicht in Regeln fassen.
Auslastungskennzahlen in Prozent. Eine Zahl wie „Maschine 3 zu 87 Prozent ausgelastet" beantwortet keine Frage, die Sie heute haben. Die Frage lautet: Passt der nächste Auftrag noch vor den Termin?
Maschinenanbindung und automatische Datenerfassung. Technisch reizvoll, ersetzt aber keine Planung: Erfasst wird nur genauer, was ohnehin passiert ist.

Welche Systemgattung wofür gedacht ist und wo die Grenze zwischen Plantafel, PPS und MES verläuft, steht in ERP, PPS und MES: der Unterschied.

Auswahlkriterien und woran Sie sie erkennen

Anforderung	Warum sie beim Lohnfertiger zählt	Prüffrage im Test
Auftrag schnell anlegen	Zehn neue Aufträge pro Woche, jede Minute zählt doppelt	Wie lange dauert ein Auftrag mit vier Arbeitsgängen?
Import aus Datei	Die Daten stehen schon in der Auftragsbestätigung	Kann ich eine CSV-Liste mit Spaltenzuordnung einlesen?
Wiederholteile	Der wiederkehrende Auftrag ist Ihr Standardfall	Lässt sich eine Arbeitsgangfolge kopieren?
Kunde in der Planung sichtbar	Priorisieren heißt beim Lohnfertiger: Kunden abwägen	Steht der Kundenname auf dem Balken? Gibt es einen Filter?
Restaufwand gegen Termin	Der laufende Auftrag kann trotzdem zu spät werden	Zeigt das System einen Auftrag als kritisch, bevor er kippt?
Rückmeldung in der Werkstatt	Auskunft ist nur so gut wie der letzte Status	Schafft der Bediener die Meldung in zehn Sekunden?
Verschieben ohne Nebenwirkung	Eilaufträge sind Regel, nicht Ausnahme	Was passiert beim Schieben mit den anderen Positionen?
Preis nach Größe	Zwei bis zwanzig Mitarbeiter tragen keine Projektkosten	Was kostet es monatlich, was kostet die Einführung?

Software für Lohnfertiger testen: eine Reihenfolge für zwei Wochen

Ein Test scheitert meist daran, dass er zu klein angelegt wird. Zwei Aufträge und drei Maschinen laufen in jedem System. Nehmen Sie stattdessen einen echten Ausschnitt.

Zehn echte Aufträge auswählen. Nicht die einfachsten. Nehmen Sie zwei Eilaufträge, einen Auftrag mit sieben Arbeitsgängen und zwei Wiederholteile dazu.
Alle Maschinen und Arbeitsplätze anlegen, auch Entgraten, Waschen, Messen und Montage. Wer nur die CNC-Maschinen erfasst, plant an den echten Engpässen vorbei.
Die echten Arbeitszeiten hinterlegen. Schichtbeginn, Schichtende, Pause. Wer hier 24 Stunden am Tag stehen lässt, bekommt Termine, die von Anfang an nicht stimmen.
Die zehn Aufträge einplanen und die Zeit stoppen. Wie lange hat der zehnte Auftrag gedauert, nicht der erste?
Einen Eilauftrag mitten hinein schieben. Sehen Sie sofort, welche anderen Aufträge dadurch kritisch werden?
Eine Woche real mitlaufen lassen, parallel zur bisherigen Planung. Erst dann zeigt sich, ob die Rückmeldung in der Werkstatt ankommt.
Am Ende drei Kundenanrufe simulieren. Jemand nennt eine Auftragsnummer, Sie antworten. Über oder unter einer Minute?

Wer so prüft, hat am Ende keine Funktionsliste, sondern eine Erfahrung. Für den Vergleich mehrerer Anbieter helfen zusätzlich die Fragen in Produktionssoftware auswählen: 12 Fragen.

Wo Fertigungstakt in dieses Raster passt

Gemessen an der Tabelle oben ist Fertigungstakt eine digitale Plantafel und sonst nichts – kein ERP, kein MES. Ein Auftrag besteht aus Arbeitsgängen mit Reihenfolge, getrennter Rüst- und Laufzeit und einer Maschine; wann ein Arbeitsgang fertig ist, rechnet das System aus der Arbeitszeit genau dieser Maschine, samt Schichtbeginn, Schichtende und Pause und ohne Nächte und Wochenenden. Die Ansicht schaltet zwischen einem Tag, einer Woche, zwei und vier Wochen um; verschoben und in der Dauer verändert wird ein Balken durch Ziehen, mit der Maus am Schreibtisch und mit dem Finger am Tablet.

Für die vier Anforderungen oben heißt das konkret: Der CSV-Import läuft in drei Schritten mit Spaltenzuordnung und Vorschau und legt unbekannte Kunden selbst an; unbekannte Maschinen erzeugen eine Warnung, der Arbeitsgang bleibt dann ohne Maschine und im Backlog. Der Kunde steht am Auftrag, der Backlog hat Filter. Die Liefertermin-Ampel je Auftrag rechnet den Restaufwand gegen die verbleibende Zeit und wird auch dann rot, wenn der Auftrag längst läuft. Für die Werkstatt gibt es den Maschinenmonitor auf dem Tablet – je Monitor genau eine Maschine, mit JETZT, DANACH und HEUTE und den Knöpfen Starten, Pause, Problem, Fertig.

Was Fertigungstakt nicht tut, gehört zur ehrlichen Auswahl dazu: Es plant Folgearbeitsgänge nicht automatisch nach. Wenn Sie einen Arbeitsgang verschieben, wird dieser neu gerechnet; ein Nachfolger, der dadurch zu früh liegt, wird als Reihenfolgekonflikt gemeldet, nicht stillschweigend verschoben. Ebenso wenig gibt es Materialplanung, Kostenrechnung, Maschinenanbindung oder eine automatische Optimierung. Wer das braucht, braucht ein anderes System. Eine Übersicht zum Thema steht auf Produktionsplanung für Lohnfertigung.

Ihr nächster Schritt

Bevor Sie Anbieter vergleichen, beantworten Sie fünf Fragen über Ihren eigenen Betrieb. Sie entscheiden mehr über den Erfolg als jede Funktionsliste.

Wie viele Aufträge kommen pro Woche herein, und wie viele Arbeitsgänge hat ein durchschnittlicher davon?
Liegen Auftragsnummer, Kunde, Teil, Menge und Liefertermin bereits in einer Datei vor, oder nur auf Papier?
Führen Sie Rüst- und Laufzeit getrennt? Wenn nein, bei welchen zehn Wiederholteilen könnten Sie damit anfangen?
Wer kann außer Ihnen heute eine Terminfrage am Telefon beantworten, ohne jemanden zu fragen?
Welcher Arbeitsplatz fehlt in Ihrer bisherigen Planung – Entgraten, Messen, Montage, Versand?

Fällt die Antwort auf die letzten beiden Fragen unangenehm aus, liegt Ihr Problem nicht in fehlender Software, sondern in fehlender Sichtbarkeit. Dann ist eine Plantafel mit Terminampel der kürzeste Weg, und ein zweiwöchiger Test mit zehn echten Aufträgen genügt, um das zu prüfen. Wie die laufende Planung danach im Alltag aussieht, beschreibt Auftragsplanung in der Lohnfertigung.