Liefertermine in der Fertigung realistisch planen

Der Anruf kommt am Dienstagvormittag. Ein Stammkunde braucht zwanzig Teile, und die Frage lautet: „Schaffen Sie das bis nächsten Freitag?" In den meisten kleinen Fertigungsbetrieben fällt die Antwort in den nächsten fünf Sekunden – aus dem Bauch, weil niemand am Telefon eine Kapazitätsrechnung aufmacht.

Manchmal geht das gut. Manchmal steht der Auftrag zehn Tage später halb fertig an der Fräse, und jemand muss anrufen. Dieser Beitrag beschreibt, wie aus der Bauchzahl eine belastbare Zusage wird – ohne dass die Terminauskunft länger dauert als das Telefonat.

Warum Liefertermine kippen

Termine gehen selten an einer einzelnen großen Störung kaputt. Sie gehen an vier unauffälligen Dingen kaputt, die sich addieren.

Die Kapazität wird beim Zusagen nicht geprüft. Die Frage „passt das noch rein?" wird durch „wir kriegen das schon hin" ersetzt. Solange eine Maschine zu 60 Prozent belegt ist, stimmt das auch. Ab etwa 85 Prozent stimmt es nicht mehr, und niemand merkt, wann diese Schwelle überschritten wurde.

Gerechnet wird mit reiner Bearbeitungszeit. Ein Teil mit vier Stunden Laufzeit braucht nicht vier Stunden, bis es fertig ist. Es braucht Rüstzeit, Wartezeit vor der nächsten Maschine, Transport, Prüfung. In der Einzel- und Kleinserienfertigung ist die Liegezeit oft der größere Anteil.

Die Arbeitszeit wird großzügig gerechnet. Wer ein Teil mit zwölf Stunden Aufwand am Montagmorgen startet, hat es nicht am Dienstagmittag fertig, sondern bei einer Schicht von 06:00 bis 15:00 Uhr mit Pause am Mittwochvormittag. Nächte, Wochenenden und Pausen verschwinden in Kopfrechnungen regelmäßig.

Der Verzug fällt zu spät auf. Der Auftrag steht seit Donnerstag, aber im Plan sieht das niemand, weil der Plan nur die geplanten Termine zeigt und nicht den Fortschritt.

Eine Zusage rückwärts rechnen

Die saubere Methode ist die Rückwärtsterminierung: Man beginnt beim Wunschtermin des Kunden und rechnet gegen den Uhrzeigersinn zurück, bis man beim spätesten möglichen Start landet. Liegt dieser Start in der Vergangenheit, ist der Termin nicht zu halten – und zwar bevor man ihn zugesagt hat.

Rechnen wir ein Beispiel durch. Ein Drehteil, 20 Stück, Wunschtermin Freitag der Folgewoche:

Summe: 920 Minuten reine Belegung, also gut 15 Stunden. Bei einer Schicht von 8,5 Stunden sind das knapp zwei volle Arbeitstage – wenn alle fünf Arbeitsgänge unmittelbar aufeinander folgen und die Maschinen frei sind. Beides trifft praktisch nie zu.

Realistisch kommen dazu: Wartezeit zwischen den Arbeitsgängen, weil die Fräse noch mit einem anderen Auftrag belegt ist, und ein Sicherheitsabstand vor dem Termin. Aus zwei Arbeitstagen Belegung werden so schnell fünf bis sechs Kalendertage Durchlaufzeit. Der späteste Start liegt damit nicht am Mittwoch der Folgewoche, sondern am Freitag dieser Woche.

Genau diese Differenz zwischen Belegung und Durchlaufzeit ist der Punkt, an dem Bauchzahlen scheitern. Mehr dazu in Durchlaufzeit in der Fertigung reduzieren.

Der Restaufwand ist die ehrlichere Zahl

Ein Auftrag kann im Plan grün aussehen und trotzdem verloren sein. Entscheidend ist nicht, was ursprünglich geplant war, sondern was noch offen ist – gemessen an der Zeit, die bis zum Termin noch tatsächlich zur Verfügung steht.

Die Rechnung ist simpel und lässt sich für jeden laufenden Auftrag aufstellen:

1. Noch offene Arbeitsgänge addieren (Rüstzeit plus Laufzeit).
2. Arbeitstage bis zum Liefertermin zählen – Arbeitstage, keine Kalendertage.
3. Verfügbare Stunden dieser Maschinen in diesem Zeitraum ermitteln.
4. Beides gegenüberstellen.

Ein Auftrag mit 26 offenen Stunden und zwei Arbeitstagen bis zum Termin ist überfällig, auch wenn im Plan noch kein einziger Block rot ist. Diese Rechnung ist der Grund, warum eine Liefertermin-Ampel mehr aussagt als ein Kalendereintrag: Sie färbt um, sobald der Restaufwand nicht mehr in die verbleibende Zeit passt – nicht erst, wenn der Termin verstrichen ist.

Puffer: ja, aber sichtbar

Fast jeder Betrieb arbeitet mit Puffern. Das Problem ist selten der Puffer selbst, sondern dass er unsichtbar ist und deshalb mehrfach vergeben wird.

Die brauchbare Variante ist die dritte: realistische Zeiten je Arbeitsgang, und der Sicherheitsabstand als klar benannte Puffertage vor dem Termin. Wer stattdessen jeden einzelnen Zeitansatz um zwanzig Prozent erhöht, hat am Ende einen Plan, dem niemand mehr glaubt – und einen Puffer, der sich über zehn Arbeitsgänge auf zwei Wochen aufsummiert.

Was bei einer Terminanfrage in dreißig Sekunden geht

Die Terminauskunft muss zum Telefonat passen, sonst wird sie nicht gemacht. Drei Schritte reichen:

1. Aufwand grob bestimmen. Ähnliches Teil schon einmal gefertigt? Dann dessen Zeiten nehmen. Sonst schätzen und als Schätzung kennzeichnen.
2. In den Plan schauen, nicht ins Gedächtnis. Ist auf der Engpassmaschine in der fraglichen Woche noch Platz? Eine Plantafel beantwortet das durch Hinsehen.
3. Rückwärts prüfen. Passt der Aufwand zwischen heute und den Wunschtermin – mit Puffer?

Wenn einer der drei Punkte nicht aufgeht, ist die richtige Antwort nicht „schaffen wir", sondern ein Gegenvorschlag: ein späterer Termin, eine Teillieferung, oder die Frage, welcher andere Auftrag dafür nach hinten rutschen darf. Ein Gegenvorschlag am Telefon kostet weniger als ein Anruf zehn Tage später.

Wenn ein Termin trotzdem kippt

Auch bei sauberer Planung kippen Termine – eine Maschine fällt aus, Material kommt zu spät, ein Teil muss nachgearbeitet werden. Entscheidend ist dann nur eins: wie früh es auffällt.

Ein Verzug, der zehn Tage vorher sichtbar wird, lässt sich meist noch auffangen: umsortieren, auf eine andere Maschine ziehen, Teillieferung anbieten, beim Kunden nachfragen, ob ein Tag später reicht. Derselbe Verzug zwei Tage vor dem Termin kostet Überstunden oder den Termin. Deshalb ist die wichtigste Eigenschaft einer Terminplanung nicht Genauigkeit, sondern Frühwarnung.

Das setzt zwei Dinge voraus: eine Rückmeldung aus der Werkstatt, die den tatsächlichen Fortschritt zeigt, und eine Darstellung, die von selbst auffällt, statt gesucht werden zu müssen. Wie man Engpässe erkennt, bevor sie auflaufen, steht in Engpässe in der Fertigung frühzeitig erkennen; die Kapazitätsseite dazu behandelt Kapazitätsplanung in der Produktion einfach erklärt.

Womit Sie anfangen

Wenn Termine in Ihrem Betrieb regelmäßig knapp werden, prüfen Sie der Reihe nach:

1. Kennen Sie für Ihre häufigsten Teile Rüst- und Laufzeit getrennt – oder nur eine Gesamtzeit?
2. Wird bei einer Terminzusage tatsächlich in einen Plan geschaut, oder entscheidet das Gefühl?
3. Rechnen Sie mit den echten Schichtzeiten Ihrer Maschinen oder mit runden Tagen?
4. Sitzt Ihr Puffer gebündelt vor dem Termin – oder verteilt in jedem einzelnen Zeitansatz?
5. Wie früh erfahren Sie, dass ein Auftrag hinterherhinkt?

Die fünfte Frage ist meistens die, an der es hängt. Sie lässt sich ohne ERP-Projekt beantworten: Eine digitale Plantafel zeigt die Belegung jeder Maschine auf einer Zeitachse, rechnet Start und Ende entlang der tatsächlichen Arbeitszeiten und stellt den Restaufwand jedes Auftrags seinem Liefertermin gegenüber. Die Frühwarnung fällt dabei als Nebenprodukt ab – man muss sie nicht suchen, sie färbt sich.