Produktionssoftware auswählen: 12 Fragen vor dem Kauf

Produktionssoftware wird selten wegen der falschen Funktionen falsch gekauft. Sie wird falsch gekauft, weil vor dem Kauf die falschen Fragen gestellt wurden – oder gar keine. Der Anbieter zeigt eine Demo mit allem, was das System kann, der Betrieb ist beeindruckt, und ein Jahr später wird davon ein Zehntel benutzt, und das umständlich.

Die zwölf Fragen hier sind in zwei Hälften geteilt: sechs an den eigenen Betrieb, sechs an den Anbieter. Die ersten sechs sind die wichtigeren.

Sechs Fragen an den eigenen Betrieb

1. Welches Problem soll in drei Monaten gelöst sein? Nicht „wir wollen digitalisieren“, sondern ein Satz, den man prüfen kann: „Der Vertrieb kann Termine zusagen, ohne den Meister zu fragen.“ Oder: „Niemand in der Halle muss mehr fragen, was als Nächstes dran ist.“ Wenn der Satz nicht in einer Minute formuliert ist, ist der Kauf zu früh.

2. Wer benutzt die Software täglich – und will er das? Software, die der Chef kauft und der Meister benutzen soll, scheitert, wenn der Meister nicht dabei war. Wer plant, muss das Werkzeug ausgewählt haben. Wer zurückmeldet, muss es an der Maschine ausprobiert haben.

3. Welche Daten sind heute wirklich da? Ein System, das Arbeitspläne mit Zeiten je Arbeitsgang voraussetzt, ist nutzlos, wenn es die nicht gibt. Ehrlich aufschreiben: Auftragsliste ja, Arbeitszeiten je Maschine ja, Sollzeiten grob, Stücklisten nein. Das grenzt die Kandidaten sofort ein.

4. Wer pflegt das System, wenn es läuft? Jede Software braucht jemanden, der neue Maschinen anlegt, Zeiten korrigiert, Nutzer verwaltet. Eine Stunde pro Woche ist realistisch für eine Plantafel. Eine halbe Stelle ist realistisch für ein PPS. Wenn die halbe Stelle nicht existiert, ist das PPS keine Option. Warum, steht in Braucht ein kleiner Betrieb wirklich ein PPS-System?.

5. Wie viel Einführungszeit verkraftet der Betrieb? Drei Tage: Die Halle merkt es kaum. Drei Monate: Jemand muss neben dem Tagesgeschäft ein Projekt stemmen. Ein Jahr: Der Betrieb braucht dafür Reserven, die kleine Betriebe selten haben.

6. Was passiert, wenn es schiefgeht? Kann man nach vier Wochen aufhören und ist nichts verloren? Oder hängt man mit Lizenzvertrag, Beratertagen und halb migrierten Daten fest? Die Antwort auf diese Frage bestimmt, wie viel Risiko der Kauf hat – und sie ist beim Anbieter zu erfragen, siehe Frage 12.

Sechs Fragen an den Anbieter

7. Zeigen Sie mir den Montagmorgen. Nicht die Funktionsübersicht, sondern: Ein Eilauftrag kommt, die Fräse ist voll, der Kunde will einen Termin. Wie viele Klicks bis zur Antwort? Wenn die Demo diese Szene nicht in zwei Minuten zeigt, zeigt sie das System nicht.

8. Was muss vor dem ersten Nutzen alles eingegeben werden? Die ehrliche Antwort ist eine Liste: Maschinen, Aufträge, Arbeitsgänge, Zeiten – oder: Artikel, Stücklisten, Arbeitspläne, Lieferanten, Lager. Die Länge der Liste ist die Einführungszeit.

9. Wie kommt die Rückmeldung aus der Halle? Tablet an der Maschine, Bildschirm, Terminal, Handy? Wie viele Klicks für „Start“ und „Fertig“? Ein Bediener, der sich anmelden, einen Auftrag suchen und ein Formular ausfüllen muss, meldet nicht zurück. Ohne Rückmeldung zeigt die Software einen Plan, keinen Zustand.

10. Wem gehören die Daten, und wie bekomme ich sie heraus? Ein Export aller Daten – Aufträge, Arbeitsgänge, Planung – muss jederzeit möglich sein, in einem Format, das man lesen kann (CSV, JSON). Ohne Nachfrage beim Anbieter, ohne Gebühr. Wer das nicht bekommt, hat die Daten nicht mehr.

11. Was kostet es in drei Jahren – alles? Lizenz oder Abo, Einrichtung, Schulung, Module, die man „später brauchen wird“, Beratertage, Wartung, Updates. Bei einem Abo ist die Antwort eine Zahl mal 36. Bei einer Lizenz mit Einführungsprojekt ist die Antwort ein Angebot mit fünf Seiten – und die Erfahrung sagt: plus 30 Prozent.

12. Wie kündige ich, und was passiert dann? Monatlich, jährlich, nach drei Jahren? Bleiben die Daten erhalten, nur lesend? Werden sie gelöscht? Wie lange? Ein Anbieter, der diese Frage nicht klar beantwortet, will nicht, dass man sie stellt.

Was in keiner Demo vorkommt

Drei Dinge, die sich in einer Demo nicht zeigen lassen und die den Ausschlag geben:

Die Geschwindigkeit im Alltag. Eine Software, die im Vorführmodus flott wirkt, kann mit vierhundert Aufträgen langsam werden. Die Testphase ist dafür da: mit den eigenen Daten, in der eigenen Menge.

Die Halle. Ob der Bediener den Monitor benutzt, sieht man erst, wenn das Tablet an der Maschine hängt. Nicht im Besprechungsraum.

Die dritte Woche. In der ersten Woche ist alles neu und spannend, in der zweiten wird gemeckert, in der dritten zeigt sich, ob die Tafel morgens geöffnet wird, ohne dass jemand daran erinnert. Das ist der Test, der zählt.

Eine Faustregel zum Schluss

Wenn die Antworten auf die Fragen 1 bis 6 nach „Übersicht, Termine, Halle anschließen“ klingen, ist der richtige Kandidat eine digitale Plantafel: Einführung in Tagen, Pflege in Stunden, Ausstieg jederzeit. Wenn sie nach „Stücklisten, Material, Einkauf, Kalkulation“ klingen, ist es ein ERP oder PPS: Einführung in Monaten, Pflege als Aufgabe, Ausstieg als Projekt. Beides hat seinen Platz. Der Fehler ist, das eine zu kaufen, wenn man das andere braucht – und ob sich der Kauf überhaupt rechnet, lässt sich mit Wann lohnt sich eine digitale Plantafel? vorher überschlagen.