Produktionsdaten aus Excel per CSV in eine Plantafel übernehmen

Der Umstieg von Excel auf eine digitale Plantafel scheitert selten am neuen Werkzeug. Er scheitert an den ersten zwei Stunden: Wer vierzig offene Aufträge von Hand abtippen muss, fängt gar nicht erst an. Der CSV-Import löst das – wenn die Datei sauber ist. Dieser Beitrag beschreibt, wie Sie Ihre Auftragsliste aus Excel so exportieren, dass die Übernahme in einem Durchgang klappt, und welche Fallen dabei typischerweise zuschnappen.

Was CSV ist und warum es das richtige Format ist

CSV ist eine Textdatei, in der jede Zeile ein Datensatz ist und die Spalten durch ein Trennzeichen getrennt sind. Excel speichert sie über „Datei → Speichern unter → CSV“. Im deutschen Excel ist das Trennzeichen ein Semikolon, im englischen ein Komma; gute Import-Werkzeuge erkennen beides.

CSV ist das richtige Format, weil es keine Formeln, keine Formatierungen, keine versteckten Spalten und keine zusammengeführten Zellen kennt. Alles, was in Excel über Jahre gewachsen ist und die Tabelle unlesbar gemacht hat, fällt beim Export weg. Übrig bleiben die Daten.

Welche Spalten eine Plantafel braucht

Nicht alles, was in Ihrer Tabelle steht, muss mit. Für eine Plantafel sind zwei Spalten Pflicht und einige nützlich:

Wenn Ihre Tabelle nur Auftragsnummer und Bezeichnung hat, ist das in Ordnung: Die Aufträge landen im Backlog, Arbeitsgänge und Zeiten werden danach im System ergänzt.

Eine Zeile je Auftrag oder je Arbeitsgang?

Beide Formen kommen vor, und beide lassen sich importieren – aber Sie sollten wissen, welche Sie haben.

Eine Zeile je Auftrag: Auftragsnummer, Bezeichnung, Kunde, Termin. Der Import legt je Zeile einen Auftrag an, Arbeitsgänge kommen später dazu.

Eine Zeile je Arbeitsgang: Dieselbe Auftragsnummer steht mehrfach, jede Zeile hat einen Arbeitsgang (Sägen, Drehen, Fräsen) mit Sollzeit und Maschine. Der Import erkennt die wiederholte Nummer und hängt die Zeilen als Arbeitsgänge an denselben Auftrag. Die Reihenfolge der Zeilen wird zur Reihenfolge der Arbeitsgänge – sortieren Sie die Tabelle also vorher nach Auftrag und Schritt.

Mischformen – manche Aufträge eine Zeile, andere drei – funktionieren ebenfalls, solange die Auftragsnummer konsequent gefüllt ist.

Die Datei sauber vorbereiten

Fünf Dinge, die vor dem Export erledigt sein sollten:

1. Überschriften in Zeile 1. Jede Spalte braucht eine Überschrift, und sie muss in der ersten Zeile stehen. Titelzeilen, Leerzeilen oder zwei Kopfzeilen darüber verwirren jeden Import.

2. Eine Tabelle, ein Blatt. Exportiert wird immer nur das aktive Blatt. Wenn Aufträge auf mehreren Blättern liegen, erst zusammenführen.

3. Datumsformat prüfen. „30.09.2026“ ist gut. „30.9.26“ geht meist auch. „September 30“ oder eine Excel-Seriennummer wie „46295“ sind Zeichen dafür, dass die Zelle als Text oder als Zahl formatiert war – vorher als Datum formatieren.

4. Zeiten in Minuten. Sollzeiten als Zahl in Minuten sind am sichersten. „1,5 h“ oder „2:30“ verstehen gute Importe auch, aber Mischungen in einer Spalte („90“, „1,5 h“, „ca. 2 Std.“) führen zu Überraschungen.

5. Erledigte Aufträge raus. Filtern Sie vor dem Export alles weg, was fertig ist. Sonst liegen im Backlog dreihundert alte Aufträge zwischen den vierzig offenen.

Der Import in drei Schritten

Ein sauberer Import läuft immer gleich ab – und der zweite Schritt ist der entscheidende.

Schritt 1: Datei hochladen. Trennzeichen und Zeichensatz werden erkannt. Umlaute aus einem Windows-Excel (ANSI) werden nach UTF-8 gewandelt; wenn „Gehäuse“ als „Gehäuse“ ankommt, ist die Datei in einem anderen Zeichensatz gespeichert – in Excel „CSV UTF-8“ wählen.

Schritt 2: Spalten zuordnen. Das Werkzeug schlägt anhand der Überschriften vor, welche Spalte was ist: „Auftragsnr“ → Auftragsnummer, „Termin“ → Liefertermin, „Sollzeit“ → Sollzeit. Prüfen Sie den Vorschlag. Die häufigste Verwechslung: „Nummer“ ist die Artikelnummer, nicht die Auftragsnummer. Spalten, die nicht gebraucht werden, bleiben auf „ignorieren“.

Schritt 3: Vorschau prüfen, dann importieren. Die Vorschau zeigt je Zeile, was angelegt würde – und was nicht: doppelte Auftragsnummern, ungültige Termine, leere Bezeichnungen, unbekannte Maschinen. Fehlerzeilen werden übersprungen, nicht geraten. Erst wenn die Vorschau stimmt, wird geschrieben.

Wer diesen dritten Schritt überspringt oder ein Werkzeug nutzt, das ihn nicht anbietet, importiert blind. Bei vierzig Zeilen ist das lästig, bei vierhundert eine Aufräumarbeit von Tagen.

Typische Fehler und ihre Ursachen

• Alle Termine um einen Tag verschoben: Die Datumsspalte enthielt eine Uhrzeit („30.09.2026 00:00“) und wurde in einer anderen Zeitzone gelesen. Uhrzeit vor dem Export entfernen.
• Aufträge doppelt: Dieselbe Nummer mit und ohne Leerzeichen („A-100“ und „A-100 “) oder in Groß- und Kleinschreibung. Vor dem Export vereinheitlichen.
• Stückzahl ist 1 bei allen: Die Spalte war nicht zugeordnet. Zurück zu Schritt 2.
• Umlaute kaputt: Zeichensatz. „CSV UTF-8“ statt „CSV (Trennzeichen-getrennt)“ speichern.
• Nur die erste Zeile importiert: Die Datei hatte Zeilenumbrüche innerhalb von Zellen (mehrzeilige Notizen). Notizen vor dem Export in eine Zeile bringen oder die Spalte weglassen.

Was nach dem Import zu tun ist

Der Import legt Aufträge und Arbeitsgänge an, aber er plant sie nicht. Alles liegt im Backlog. Der nächste Schritt ist, die Arbeitsgänge auf die Maschinen zu ziehen – am besten in der Reihenfolge, in der sie ohnehin dran wären. Danach rechnet die Tafel die Enden und zeigt, welche Termine knapp sind. Wie es von dort weitergeht, beschreibt Digitale Plantafel in der Produktion: der Umstieg.

Ein letzter Hinweis: Die Excel-Datei sollte nach dem Import nicht mehr gepflegt werden. Zwei Quellen für dieselben Aufträge sind der Anfang vom Ende jeder Planung. Archivieren Sie sie, und wenn jemand fragt, wo die Liste ist: Sie heißt jetzt Tafel.