Auftragsrückstand in der Fertigung abbauen: Priorisieren statt improvisieren

Der Rückstand kommt selten mit einem Knall. Er kommt mit einem Eilauftrag im März, einem Maschinenausfall im April, zwei Krankheitswochen im Mai – und im Juni sind zwölf Aufträge überfällig, jeder Kunde ruft an, und der Betrieb arbeitet Samstage, ohne dass die Zahl kleiner wird. Das ist der Zustand, in dem Improvisation regiert: Wer am lautesten ruft, bekommt sein Teil, und der Plan gilt nur noch bis zum nächsten Anruf.

Ein Rückstand lässt sich abbauen. Aber nicht durch mehr Arbeit, sondern durch andere Entscheidungen. Dieser Beitrag beschreibt ein Vorgehen in vier Wochen, das in kleinen Betrieben funktioniert – und das mit dem beginnt, was am schwersten fällt: der ehrlichen Zahl.

Woche 0: Den Rückstand beziffern

Bevor irgendetwas geplant wird, muss klar sein, wie groß der Rückstand ist. Nicht als Gefühl, sondern als Zahl: Wie viele Stunden Arbeit liegen auf jeder Maschine, deren Termin schon vorbei oder in dieser Woche ist? Und wie viele Stunden Kapazität hat die Maschine in dieser Woche?

Diese Tabelle zeigt drei Dinge, die vorher niemand wusste: Der Rückstand sitzt an der Fräse und am Prüfplatz, nicht am ganzen Betrieb. Er beträgt an der Fräse mehr als eine halbe Woche. Und die Säge könnte helfen, wenn es Arbeit gäbe, die sie übernehmen kann.

Eine Plantafel, auf der alle Arbeitsgänge mit Zeiten liegen, liefert diese Tabelle auf einen Blick: Die Zeilen, deren Blöcke bis in die übernächste Woche reichen, sind der Rückstand. Ohne Tafel ist Woche 0 ein Tag Arbeit mit Stift und Liste – aber sie ist unverzichtbar.

Woche 1: Aufnahme stoppen und Termine neu verhandeln

Keine neuen Zusagen, die den Rückstand vergrößern. Für eine Woche werden nur Termine zugesagt, die hinter dem Ende des Rückstands liegen. Das ist unangenehm für den Vertrieb und die einzige Maßnahme, die sofort wirkt: Ein Rückstand, in den weiter hineingeplant wird, wächst.

Jeden überfälligen Kunden anrufen – mit einem neuen Termin. Nicht „wir arbeiten dran“, sondern: „Ihr Teil wird am 24. fertig.“ Der Termin kommt aus der Tafel, nachdem die Aufträge nach Restluft sortiert sind. Kunden verzeihen einen verschobenen Termin, den sie kennen. Sie verzeihen keinen, den sie erfragen müssen.

Dieser Anruf entscheidet über das Vertrauen der nächsten Jahre, und er ist nur möglich, wenn die Reihenfolge feststeht. Deshalb kommt vor dem Telefon die Priorisierung: Welche der zwölf überfälligen Aufträge werden diese Woche fertig, welche nächste? Die Regel dafür steht in Fertigungsaufträge richtig priorisieren.

Woche 1 bis 3: Am Engpass aufholen, nicht überall

Der Rückstand sitzt an ein oder zwei Maschinen. Dort – und nur dort – lohnen sich Zusatzstunden. Eine Spätschicht an der Fräse holt Rückstand auf. Eine Spätschicht an der Säge produziert Halbfertiges, das vor der Fräse wartet.

Drei Maßnahmen am Engpass, in dieser Reihenfolge:

1. Rüstzeit minimieren. Aufträge mit gleicher Aufspannung hintereinander, auch wenn die Reihenfolge nach Termin leicht anders wäre – solange kein Auftrag dadurch weiter nach hinten rutscht, als sein neuer Termin erlaubt. Jede gesparte halbe Stunde am Engpass ist eine halbe Stunde Rückstand weniger. Mehr dazu in Rüstzeiten in der Produktionsplanung.

2. Arbeit vom Engpass wegnehmen. Welche Arbeitsgänge auf der Fräse könnten auch auf der kleineren laufen, auf der Drehmaschine mit angetriebenen Werkzeugen, beim befreundeten Betrieb? Alles, was technisch geht, geht in diesen drei Wochen woanders – auch wenn es länger dauert.

3. Dann erst Zusatzstunden. Eine Stunde länger am Engpass an vier Tagen: vier Stunden Rückstand weniger pro Woche. Ein Samstag: acht. Bei 22 Stunden Rückstand ist das ein Plan über drei Wochen – rechenbar, endlich, und nicht die Samstagsschicht „bis es besser wird“.

Was während des Abbaus nicht passieren darf

Eilaufträge annehmen. Ein Eilauftrag im Rückstand ist ein Eilauftrag, der den Rückstand um seine Dauer vergrößert. Für drei Wochen gilt: Eilaufträge nur, wenn ein Kunde eine Maschine stehen hat – und dann mit klarer Ansage an die anderen, dass sich ihr Termin verschiebt.

Aufträge anfangen, die nicht fertig werden. Im Rückstand ist die Versuchung groß, überall ein bisschen zu machen, damit jeder Kunde „was sieht“. Das Ergebnis sind zwanzig halbfertige Aufträge und keiner ausgeliefert. Ein Auftrag wird fertig gemacht, dann der nächste.

Den Prüfplatz vergessen. In der Beispieltabelle hat der Prüfplatz acht Stunden Rückstand. Wenn die Fräse aufholt und die Teile dann vor dem Prüfplatz liegen, ist nichts gewonnen. Der zweite Engpass braucht dieselbe Aufmerksamkeit – meist reicht eine zweite Person am Nachmittag.

Woche 4: Die Ursache beheben

Wenn der Rückstand weg ist, kommt die eigentliche Arbeit: dafür sorgen, dass er nicht wiederkommt. Ein Rückstand hat fast immer eine von drei Ursachen:

• Zu viel zugesagt. Termine wurden geschätzt, nicht geprüft. Lösung: Vor jeder Zusage den Auftrag auf die Tafel legen und das berechnete Ende ablesen. Liefertermine in der Fertigung realistisch planen.
• Keine Reserve. Alle Maschinen waren zu 100 Prozent verplant, und die erste Störung hat den Plan gekippt. Lösung: den Engpass bei 90 Prozent halten, alle anderen bei 80. Maschinenauslastung planen.
• Zeiten zu optimistisch. Rüstzeiten mit 20 statt 45 Minuten, Stückzeiten aus dem Katalog. Lösung: Zeiten aus Rückmeldungen, nicht aus Schätzungen.

Ohne Woche 4 ist der nächste Rückstand in drei Monaten da. Mit Woche 4 wird aus der Aufholjagd eine Planung, die hält.

Der Unterschied zur Improvisation

Improvisation bedeutet: Der Betrieb arbeitet mehr und weiß nicht, ob es reicht. Priorisieren bedeutet: Der Betrieb weiß, wie groß der Rückstand ist, an welcher Maschine er sitzt, welche Aufträge in welcher Reihenfolge fertig werden und wann der Rückstand abgebaut ist – und die Kunden wissen es auch. Das erste kostet Samstage. Das zweite kostet vier Wochen und eine Tafel, die die Zahlen zeigt.