Wann lohnt sich eine digitale Plantafel für die Produktion?

Die Frage „lohnt sich das?“ wird bei Software gern mit Prozentzahlen beantwortet, die aus Broschüren stammen: 20 Prozent weniger Durchlaufzeit, 15 Prozent mehr Auslastung. Solche Zahlen gibt es für Ihren Betrieb nicht, bevor Sie es ausprobiert haben. Was es gibt, ist eine Überschlagsrechnung mit Ihren eigenen Größen – und die lässt sich in zehn Minuten machen.

Dieser Beitrag geht die Posten durch, auf denen eine digitale Plantafel in kleinen Betrieben tatsächlich wirkt, nennt, wo sie nichts bringt, und gibt eine Faustregel für die Betriebsgröße, ab der sie sich rechnet.

Was eine Plantafel kostet

Die Kostenseite ist einfach. Ein Abo im Bereich von einigen Dutzend bis knapp über hundert Euro im Monat, je nach Maschinenzahl. Dazu ein Tablet oder ein Bildschirm für die Halle, einmalig. Und Einführungszeit: drei bis vier Arbeitstage, verteilt über zwei Wochen, meist vom Meister oder Betriebsleiter. Wie der Umstieg abläuft, steht im Leitfaden zur Digitalisierung der Produktionsplanung.

Rechnen Sie mit 1.500 bis 3.000 Euro im ersten Jahr, alles inklusive. Das ist die Zahl, gegen die die Nutzenseite bestehen muss.

Wo die Zeit heute hingeht

Der Nutzen einer Plantafel liegt nicht in schnellerem Fräsen. Er liegt in Zeit, die heute für Fragen, Suchen und Nacharbeit draufgeht. Vier Posten, die sich beziffern lassen – setzen Sie Ihre eigenen Zahlen ein:

1. Die Frage „Was läuft wo?“ Wie oft am Tag fragt jemand den Meister, was als Nächstes dran ist, wo ein Auftrag steht, ob das Teil fertig ist? In vielen Betrieben zehn- bis zwanzigmal, je zwei bis fünf Minuten – für den Fragenden und den Meister. Bei fünfzehn Fragen à drei Minuten mal zwei Personen: 90 Minuten am Tag. Nicht alle verschwinden mit einer Tafel, aber die Hälfte.

2. Die Terminzusage aus dem Bauch. Wie viele Aufträge im Monat werden zu spät geliefert, weil der Termin bei der Zusage nicht geprüft wurde? Was kostet eine Verspätung – Expresskosten, Nachlass, der verärgerte Kunde? Wenn es zwei Aufträge im Monat sind und jede Verspätung 200 Euro kostet, sind das 400 Euro im Monat, die eine geprüfte Zusage zum großen Teil vermeidet.

3. Der Auftrag, der liegen bleibt. Das gedrehte Teil, das zwei Tage neben der Maschine steht, weil niemand wusste, dass es fertig ist. Je Auftrag ein bis zwei Tage Durchlaufzeit, die nichts kosten außer Kundengeduld – und die den Betrieb dazu bringen, Termine länger zuzusagen, als nötig wäre. Wie diese Liegezeiten entstehen, beschreibt Durchlaufzeit in der Fertigung reduzieren.

4. Die Umplanung nach der Störung. Ein Maschinenausfall, ein Eilauftrag – wie lange dauert es, bis der Plan wieder stimmt und die betroffenen Kunden informiert sind? Am Whiteboard: einen halben Tag Nachdenken, und die Kunden erfahren es oft gar nicht. Mit einer Tafel, die Enden rechnet: eine halbe Stunde. Bei zwei Störungen im Monat sind das sechs Stunden Planerzeit – und die Kunden, die rechtzeitig angerufen wurden.

Die Überschlagsrechnung

Für einen Betrieb mit zehn Maschinen und fünfzehn Leuten könnte sie so aussehen – mit bewusst vorsichtigen Annahmen:

Die Rechnung ist absichtlich ohne den größten Posten: den Kunden, der beim nächsten Mal wieder bestellt, weil der Termin gehalten hat. Der lässt sich nicht beziffern und ist trotzdem der Grund, warum Betriebe die Tafel nach der Testphase behalten.

Wenn Ihre Zahlen kleiner sind – fünf Nachfragen am Tag statt fünfzehn, keine Verspätungen –, wird die Summe kleiner. Rechnen Sie ehrlich. Bei den meisten Betrieben ab fünf Maschinen bleibt sie deutlich über den Kosten.

Wo eine Plantafel nichts bringt

Ehrlichkeit gehört auch auf die andere Seite. Eine Plantafel lohnt sich nicht, wenn:

• Ein Mensch alles im Kopf hat und immer da ist. Ein Betrieb mit drei Maschinen und einem Meister, der nie krank und nie im Urlaub ist, braucht keine Tafel. Er braucht einen Plan für den Tag, an dem sich das ändert.
• Termine nie ein Problem sind. Wer Serienteile mit Wochen Vorlauf fertigt und nie umplant, hat wenig zu gewinnen.
• Das Problem Material ist, nicht Maschinen. Wenn Aufträge warten, weil Rohteile fehlen, hilft keine Plantafel. Dann ist Einkauf das Thema – siehe Braucht ein kleiner Betrieb wirklich ein PPS-System?.
• Niemand sie benutzen will. Eine Tafel, die der Meister ablehnt, wird nicht gepflegt und ist nach vier Wochen falsch. Dann ist sie Geld ohne Nutzen – und das ist kein Softwareproblem.

Die Faustregel zur Betriebsgröße

Ab etwa fünf Maschinen oder Arbeitsplätzen, zwei Personen, die planen oder nachfragen, und zwanzig gleichzeitig offenen Aufträgen rechnet sich eine digitale Plantafel fast immer. Darunter ist sie ein Komfort. Darüber ist sie irgendwann Voraussetzung – spätestens, wenn der Meister ausfällt und niemand weiß, was Montag auf der Fräse liegt.

Woran Sie nach vier Wochen erkennen, ob es stimmt

Die Überschlagsrechnung ist eine Vermutung. Die Testphase ist der Beweis. Nach vier Wochen mit der Tafel drei Fragen:

1. Wird der Meister seltener gefragt? Wenn ja: Posten 1 stimmt.
2. Wurden Termine vor der Zusage auf die Tafel gelegt? Wenn ja: Posten 2 wird stimmen.
3. Öffnet jemand die Tafel morgens, ohne erinnert zu werden? Wenn ja: Die Tafel bleibt. Wenn nein: Sie bleibt nicht, egal was die Rechnung sagt.

Das ist der eigentliche ROI-Test, und er kostet nichts außer vier Wochen Aufmerksamkeit. Wie Sie die Tafel in diesen vier Wochen aufsetzen, damit der Test fair ist, steht in Digitalisierung in kleinen Fertigungsbetrieben: Wo anfangen?.