Produktionsplanung Software: Was kleine Betriebe wirklich brauchen

Die Suche nach einer Produktionsplanung Software fängt in kleinen Betrieben selten mit einem Lastenheft an. Sie fängt damit an, dass zum dritten Mal in diesem Monat zwei Aufträge gleichzeitig auf der großen Fräse standen. Oder damit, dass ein Kunde nach dem Stand seines Auftrags fragt und niemand ihn beantworten kann, ohne in die Halle zu gehen.

Dann öffnet man ein paar Anbieterseiten und liest von Ressourcenoptimierung, Szenariovergleich, Kennzahlen-Cockpit, Vorwärts- und Rückwärtsterminierung mit mehrstufigem Kapazitätsabgleich. Die Frage, die dabei untergeht: Welche dieser Funktionen ändert in einem Betrieb mit acht Maschinen und sechs Leuten tatsächlich etwas am Montagmorgen? Eine Produktionsplanung Software wird nicht dadurch besser, dass sie mehr kann – sondern dadurch, dass die Arbeitsvorbereitung sie nach vier Wochen noch benutzt.

Dieser Beitrag ist eine Kaufberatung ohne Kaufempfehlung. Er beschreibt, was Planungssoftware in einem Betrieb mit 5 bis 30 Maschinen leisten muss, welche Funktionen Sie ohne Verlust streichen können und woran Sie schon im Vorgespräch erkennen, dass ein System für ein Werk mit 300 Mitarbeitern entworfen wurde.

Der ehrliche Maßstab für jede Planungssoftware

Bevor Sie Funktionslisten vergleichen, legen Sie den Maßstab fest. Für einen kleinen Fertigungsbetrieb gibt es genau drei Fragen, an denen sich jedes System messen lassen muss:

Sieht jeder ohne Nachfragen, was auf welcher Maschine läuft und was danach kommt?
Fällt ein Terminproblem beim Planen auf – oder erst in der Woche der Auslieferung?
Wer pflegt die Daten, und wie lange dauert das pro Tag?

Die dritte Frage entscheidet über Erfolg oder Schubladenlösung. Eine Software, die perfekt plant, aber täglich vierzig Minuten Pflege verlangt, verliert nach spätestens zwei Eilaufträgen gegen den Zuruf über den Hallenboden. Was Produktionsplanung grundsätzlich umfasst und welche Planungsebenen es gibt, ist im Beitrag Produktionsplanung einfach erklärt beschrieben – dieser hier setzt eine Ebene später an, bei der Auswahl.

Die Funktionen, die eine Produktionsplanung Software braucht

Die folgende Tabelle ist keine Wunschliste, sondern eine Sortierung. Links steht die Funktion, in der Mitte die Einschätzung für einen Betrieb mit 5 bis 30 Maschinen, rechts der Grund.

Funktion	Für 5–30 Maschinen	Warum
Zeitachse mit einer Zeile je Maschine	Unverzichtbar	Doppelbelegungen und Lücken sieht man, ohne sie zu suchen
Arbeitsgänge mit Rüst- und Laufzeit getrennt	Unverzichtbar	Ohne diese Trennung stimmt keine berechnete Dauer
Rechnen entlang der echten Arbeitszeit	Unverzichtbar	Schichtende, Pause, Wochenende – sonst sind Termine Fiktion
Verschieben per Drag & Drop	Unverzichtbar	Umplanen muss Sekunden dauern, nicht Minuten
Konflikte werden gemeldet, nicht versteckt	Unverzichtbar	Doppelbelegung, Termin überschritten, Reihenfolge verletzt
Liefertermin-Status je Auftrag	Unverzichtbar	Die einzige Zahl, die den Kunden interessiert
Rückmeldung aus der Werkstatt	Wichtig	Ohne gestartet/fertig ist der Plan nach zwei Tagen falsch
Import bestehender Auftragsdaten	Wichtig	Sonst tippen Sie den Bestand einmal komplett ab
Druckansicht und Export	Praktisch	Für die Halle, den Kunden und das Steuerbüro
Automatische Reihenfolge-Optimierung	Verzichtbar	Die echten Gründe für eine Reihenfolge stehen nicht im System
Szenarien und Simulation	Verzichtbar	Kostet Pflege, beantwortet keine Frage des Tagesgeschäfts
Materialwirtschaft und Stücklisten	Gehört woanders hin	Das macht Ihre Warenwirtschaft, nicht die Plantafel

Warum die Rüstzeit ein eigenes Feld sein muss

Wer nur eine Gesamtzeit je Arbeitsgang führt, kann zwei Dinge nicht: eine Stückzahländerung sauber nachrechnen und erkennen, dass zwei ähnliche Teile hintereinander günstiger laufen als zwei verschiedene. Eine Software, die nur ein Feld "Dauer" anbietet, ist für Einzel- und Kleinserienfertigung zu grob. Prüfen Sie das in der Demo an einem echten Auftrag, nicht an den Beispieldaten des Anbieters.

Warum Konflikte sichtbar bleiben müssen

Gute Planungssoftware verhindert Fehler nicht, sie zeigt sie. Wenn Sie einen Arbeitsgang bewusst über den Liefertermin schieben, weil der Kunde zugestimmt hat, muss das möglich sein – aber sichtbar bleiben. Systeme, die das Verschieben einfach verweigern, zwingen den Meister zurück auf den Zettel.

Was Sie getrost weglassen können

Drei Funktionsgruppen klingen im Verkaufsgespräch überzeugend und bringen bei dieser Betriebsgröße wenig.

Automatische Optimierung. Ein Algorithmus optimiert nach dem, was er kennt: Zeiten, Termine, Rüstfamilien. Er weiß nicht, dass dieser Kunde gerade verärgert ist, dass der Kollege dieses Teil schon dreimal gefahren hat oder dass die alte Drehmaschine mit diesem Material besser läuft. In einem Werk mit 200 Maschinen ist die Rechenleistung eines Verfahrens dem Menschen überlegen. Bei zwölf Maschinen ist der Meister es.

Kennzahlen und Auslastungsgrade in Prozent. Eine Auslastungsanzeige von 87 Prozent sagt Ihnen nichts, was Sie nicht schon wüssten, wenn Sie auf die Zeitachse schauen. Kennzahlen lohnen sich, wenn Sie Entscheidungen über Schichten oder Investitionen treffen – nicht für die Wochenplanung.

Maschinenanbindung und Betriebsdatenerfassung. Der automatische Datenstrom aus der Steuerung ist technisch reizvoll und in der Anschaffung teuer. Für die Planung reicht fast immer die manuelle Rückmeldung: gestartet, Pause, Problem, fertig. Wo die Grenze zwischen Plantafel, BDE und MES verläuft, ist unter ERP, PPS und MES: der Unterschied ausführlicher beschrieben.

Woran Sie Software für Konzerne erkennen

Viele Systeme am Markt sind aus Werken mit mehreren hundert Mitarbeitern heraus entstanden und für kleinere Betriebe abgespeckt worden. Das merkt man nicht an der Funktionsliste, sondern an diesen Zeichen – eine Checkliste für das erste Gespräch:

Auf der Preisseite steht kein Preis, sondern ein Formular "Angebot anfordern".
Die Einführung wird in Beratungstagen kalkuliert, bevor jemand Ihren Betrieb gesehen hat.
Für den Start sind Stammdaten nötig, die Sie nicht führen: Arbeitsplan-Nummernkreise, Kostenstellen, Materialstämme, Schichtmodelle je Mitarbeiter.
Die Software setzt eine Rolle voraus, die es bei Ihnen nicht gibt – einen Disponenten, der den ganzen Tag plant.
Es gibt Pflichtfelder, die niemand bei Ihnen befüllen kann, und keinen Weg, sie leer zu lassen.
Die Oberfläche funktioniert nur mit Maus und Tastatur am Schreibtisch, nicht am Tablet in der Halle.
Die Mindestlaufzeit beträgt zwölf Monate oder mehr, ein Test ist nur als moderierte Präsentation möglich.
Die Antwort auf "Kann ich das selbst einrichten?" lautet sinngemäß: theoretisch ja.

Keiner dieser Punkte ist für sich ein Ausschlusskriterium. Drei oder mehr davon bedeuten in der Regel, dass Sie ein Projekt kaufen und keine Software.

Die Kosten stehen nicht im Preisblatt

Der Monatspreis ist bei dieser Betriebsgröße selten der entscheidende Posten. Teurer sind Einführung und Pflege, und beide zahlen Sie in Arbeitszeit.

Rechnen wir mit einem Betrieb mit zwölf Maschinen und rund 40 offenen Aufträgen. Für die Ersterfassung brauchen Sie die Maschinen mit ihren Arbeitszeiten und die laufenden Aufträge mit ihren Arbeitsgängen. Wenn ein Auftrag drei bis fünf Arbeitsgänge hat und Sie pro Auftrag drei Minuten ansetzen, sind das rund zwei Stunden Tipparbeit – vorausgesetzt, die Software lässt Sie die Daten importieren statt jedes Feld einzeln zu pflegen. Sobald ein System zusätzlich Kostenstellen, Materialnummern und Arbeitspläne verlangt, wird aus den zwei Stunden ein Projekt über Wochen.

Dieselbe Rechnung gilt für den laufenden Betrieb. Fragen Sie jeden Anbieter konkret: Was muss täglich eingegeben werden, damit der Plan stimmt – und von wem? Wenn die Antwort einen zusätzlichen Arbeitsplatz beschreibt, ist das System zu groß für Sie. Wie sich der Aufwand gegen den Nutzen rechnet, behandelt Was bringt eine digitale Plantafel wirtschaftlich.

Wo Fertigungstakt in dieser Sortierung steht

Fertigungstakt ist genau für die obere Hälfte der Tabelle gebaut und bewusst nicht für die untere. Es ist eine digitale Plantafel: eine Zeile je Maschine oder Arbeitsplatz, eine Zeitachse in den Ansichten Tag, Woche, zwei und vier Wochen. Arbeitsgänge tragen Reihenfolge, Rüstzeit, Laufzeit und Maschine. Start und Ende werden entlang der hinterlegten Arbeitszeit gerechnet, also über Arbeitstage, Schichtbeginn, Schichtende und Pause hinweg; Nächte und Wochenenden werden übersprungen. Verschoben wird per Drag & Drop, mit Maus oder Finger.

Gemeldet werden Doppelbelegung (die bestätigt werden muss), Planung außerhalb der Arbeitszeit, ein Arbeitsgang vor seinem Vorgänger, ein Ende nach dem Liefertermin sowie ungeplante und überfällige Arbeitsgänge. Je Auftrag zeigt eine Ampel den Terminstatus und rechnet dabei auch den Restaufwand gegen die verbleibende Zeit. Für die Halle gibt es einen Maschinenmonitor fürs Tablet mit JETZT, DANACH und HEUTE und den Knöpfen Starten, Pause, Problem, Fertig – je Monitor genau eine Maschine. Bestände kommen über einen CSV-Import in drei Schritten mit Spaltenzuordnung und Vorschau herein.

Was Fertigungstakt nicht tut, gehört zur Kaufentscheidung genauso: keine automatische Optimierung, keine Material- oder Kostenrechnung, keine Maschinenanbindung, keine Szenarien. Auch Nachfolge-Arbeitsgänge werden nicht selbsttätig nachgeschoben – wenn Sie einen Arbeitsgang verschieben, rechnet das System diesen einen neu und meldet die dadurch verletzte Reihenfolge, entscheiden müssen Sie. Wer ein ERP-System mit Warenwirtschaft und Buchhaltung sucht, ist hier falsch; dazu passt eher der Beitrag Produktionsplanung im KMU ohne ERP. Was die Plantafel im Vergleich zu einem größeren Systemumbau kostet und leistet, steht auf der Seite Produktionsplanung Software für kleine Betriebe.

So kommen Sie zu einer Entscheidung

Arbeiten Sie die Auswahl in dieser Reihenfolge ab, dann brauchen Sie keine Bewertungsmatrix:

Schreiben Sie drei Situationen auf, die diese Woche schiefgelaufen sind. Zum Beispiel: Eilauftrag eingeschoben, niemand wusste, was dafür weichen muss.
Verlangen Sie einen Test mit Ihren eigenen Daten. Zwei Maschinen, fünf echte Aufträge. Wer das nicht zulässt, verkauft Ihnen ein Projekt.
Spielen Sie die drei Situationen durch. Wie viele Klicks und wie viele Minuten kostet der eingeschobene Eilauftrag?
Lassen Sie jemanden aus der Werkstatt zusehen. Wenn die Kollegen die Oberfläche nicht ohne Schulung verstehen, wird sie nicht benutzt.
Fragen Sie nach dem Ausstieg. Bekommen Sie Ihre Daten als CSV oder Sicherung zurück, und was passiert nach Ablauf des Tests oder des Abos?
Entscheiden Sie nach vier Wochen Praxis, nicht nach einer Präsentation.

Wenn nach Schritt 1 herauskommt, dass Ihre Probleme Termine, Reihenfolge und Sichtbarkeit heißen, brauchen Sie keine große Produktionsplanung Software. Wenn dort Material, Kalkulation und Rechnungen stehen, brauchen Sie ein anderes Werkzeug – und sollten die Planung nicht damit gleich mitkaufen wollen.