Produktionsplanung im KMU: einfach planen statt ERP-Projekt

Irgendwann fällt in jedem wachsenden Fertigungsbetrieb der Satz „Wir brauchen ein ERP". Meist nach einem Termin, der gerissen wurde. Oder nachdem zum dritten Mal jemand mit einer alten Version der Planungsdatei gearbeitet hat. Der Gedanke dahinter ist vernünftig: ein System, in dem alles zusammenläuft, von der Anfrage über die Fertigung bis zur Rechnung.

Ein Jahr später sieht es in vielen Betrieben so aus: Das System ist da, die Aufträge werden darin angelegt, die Rechnungen kommen heraus – und die Produktionsplanung im KMU läuft weiter über eine Excel-Datei oder die Magnettafel im Meisterbüro. Der Teil, wegen dem das Projekt eigentlich gestartet wurde, ist der Teil, der nicht genutzt wird.

Dieser Beitrag geht der Frage nach, warum das so regelmäßig passiert. Nicht weil ERP-Systeme schlecht wären, sondern weil sie Voraussetzungen mitbringen, die ein Betrieb mit fünfzehn Mitarbeitern selten erfüllen kann. Und weil der Aufwand an einer Stelle anfällt, an der im KMU niemand Zeit hat.

Was ein ERP-Projekt vom Betrieb verlangt

Ein ERP-System ist ein Datenmodell für den ganzen Betrieb: Artikel, Stücklisten, Arbeitspläne, Kunden, Lieferanten, Lager, Einkauf, Kalkulation, Buchhaltung. Damit es rechnen kann, müssen alle diese Daten vorhanden und gepflegt sein. Das ist keine Schwäche der Software, das ist ihr Prinzip.

Ein Einführungsprojekt besteht deshalb typischerweise aus diesen Blöcken:

Auswahl und Anbieterbewertung, meist mit mehreren Präsentationsterminen
Aufnahme der eigenen Abläufe, damit sie im System abgebildet werden können
Aufbau der Stammdaten: Artikel, Arbeitspläne, Arbeitsplätze, Vorgabezeiten
Anpassungen und Schnittstellen, weil kein Standard zu jedem Betrieb passt
Schulung aller Beteiligten
Parallelbetrieb, bis das alte Verfahren abgeschaltet werden kann

Rechnen wir das grob durch, ohne Lizenz- und Beratungskosten: Wenn Sie 300 aktive Teile haben und je Teil eine Viertelstunde brauchen, um Arbeitsplan und Vorgabezeiten sauber einzupflegen, sind das 75 Stunden – knapp zwei Arbeitswochen für eine Person, die im Betrieb ohnehin gebraucht wird. Dazu kommen Abstimmungstermine, Tests und die Korrekturen, wenn sich zeigt, dass die Zeiten nicht stimmen. Das ist kein Argument gegen ERP. Es ist nur eine Zahl, die vor der Entscheidung auf dem Tisch liegen sollte.

Warum ERP-Einführungen in kleinen Betrieben scheitern

Die Muster wiederholen sich, und sie haben wenig mit der gewählten Software zu tun.

Die Stammdaten existieren nicht in der nötigen Tiefe

Viele kleine Betriebe fertigen nach Zeichnung, nicht nach Stückliste. Der Arbeitsplan steht auf dem Laufzettel oder im Kopf des Zerspaners. Es gibt keine gepflegten Vorgabezeiten, sondern Erfahrungswerte. Ein ERP kann damit nicht arbeiten – es braucht Zahlen. Also müssen sie erst erzeugt werden, und zwar für alles, bevor irgendetwas nutzbar wird.

Das Projekt läuft neben der Auslastung her

ERP-Projekte werden nicht in ruhigen Zeiten gestartet, sondern wenn der Druck groß ist. Genau dann sind die Menschen, die die Daten liefern müssten – Meister, Arbeitsvorbereitung, Geschäftsführung – in der Fertigung gebunden. Das Projekt rutscht, die Daten bleiben halbfertig, und halbfertige Stammdaten liefern falsche Termine. Nach der zweiten falschen Terminaussage arbeitet niemand mehr damit.

Es gibt keinen Projektleiter, nur Leute mit einem zweiten Job

In größeren Unternehmen gibt es eine Person, deren Aufgabe die Einführung ist. In einem Betrieb mit zwölf Mitarbeitern übernimmt das jemand zusätzlich zum Tagesgeschäft. Der Unterschied ist entscheidend: Tagesgeschäft gewinnt immer.

Der Funktionsumfang übersteigt den Bedarf um ein Vielfaches

Ein ERP bringt Module für Dinge mit, die ein Lohnfertiger mit acht Maschinen nie braucht: mehrstufige Dispositionsverfahren, Lagerbewertung, Variantenkonfiguration. Jedes Modul bringt Pflichtfelder mit. Die Bedienung wird aufwendiger, ohne dass der Betrieb etwas davon hat. Wer nach zehn Klicks noch keinen Arbeitsgang verschoben hat, verschiebt ihn auf Papier.

Die Feinplanung bleibt trotzdem außerhalb

Das ist der Punkt, der am meisten überrascht: Viele ERP-Systeme planen auf Auftragsebene mit Durchlaufzeiten, nicht auf Arbeitsgangebene mit Maschinenzeiten. Die Frage „Welcher Arbeitsgang läuft morgen um 9 Uhr auf der Fräse Nummer 3" beantworten sie entweder gar nicht oder nur mit einem teuren Zusatzmodul. Was der Betrieb eigentlich wollte – eine sichtbare Maschinenbelegung – war nie Teil des Pakets. Der Unterschied zwischen den Systemkategorien ist im Beitrag zu ERP, PPS und MES im Vergleich genauer beschrieben.

Die Stammdatenfrage entscheidet über den Aufwand

Der Aufwand einer Softwareeinführung hängt fast vollständig daran, wie viele Daten gepflegt sein müssen, bevor das System überhaupt etwas Nützliches tut. Dieser Vergleich zeigt, wo der Unterschied liegt.

Datenart	ERP mit Fertigungsmodul	Digitale Plantafel
Artikel und Stücklisten	Pflicht, mehrstufig	Nicht nötig
Arbeitspläne je Teil	Pflicht, hinterlegt	Arbeitsgänge je Auftrag, frei erfasst
Vorgabezeiten	Pflicht, sonst rechnet nichts	Rüstzeit und Laufzeit geschätzt genügen
Maschinen und Arbeitszeiten	Kapazitätsstamm	Maschine, Schichtbeginn, Schichtende, Pause
Material und Lagerbestand	Pflicht für Disposition	Nicht abgebildet
Kunden	Aus der Warenwirtschaft	Name reicht

Der praktische Unterschied: Die rechte Spalte lässt sich für einen Betrieb mit zehn Maschinen an einem Nachmittag befüllen, und sie funktioniert auch dann, wenn erst die Hälfte der Aufträge erfasst ist. Die linke Spalte liefert erst Nutzen, wenn sie vollständig ist. Was Sie mit geschätzten statt gemessenen Zeiten anfangen können, behandelt der Beitrag zu Rüstzeiten in der Produktionsplanung.

Wer plant im KMU eigentlich?

Diese Frage wird in Softwareprojekten selten gestellt, obwohl sie die wichtigste ist. In einem Betrieb mit 2 bis 20 Mitarbeitern gibt es normalerweise keine Abteilung Arbeitsvorbereitung. Es gibt eine Person – den Meister, den Fertigungsleiter, oft den Geschäftsführer selbst – die zwischen Kundentelefonat, Angebot und Maschine nebenbei entscheidet, was als Nächstes läuft.

Daraus folgen drei Anforderungen, die ein ERP naturgemäß schlecht erfüllt:

Die Planung muss nebenbei möglich sein. Wenn das Einplanen eines Eilauftrags fünf Minuten und drei Masken kostet, passiert es nicht. Wenn es ein Ziehen mit der Maus ist, passiert es.
Das Werkzeug muss auch ohne Schulung bedienbar sein. Es gibt keinen Key-User, der die anderen einweist. Wer ins Programm schaut, muss es verstehen.
Der Ausfall der planenden Person darf den Betrieb nicht blockieren. Deshalb muss die Planung sichtbar sein, nicht nur gespeichert – genau das leistet eine Plantafel und eine Tabelle auf einem Einzelplatz nicht.

Wenn Sie zusätzlich unsicher sind, wie tief Ihre Planung überhaupt gehen muss, hilft die Einordnung der Planungsebenen in Produktionsplanung einfach erklärt.

Die schlanke Alternative: nur die Planungsebene digitalisieren

Statt den ganzen Betrieb abzubilden, digitalisieren Sie die eine Ebene, an der es weh tut: die Zuordnung von Arbeitsgängen zu Maschinen und Zeiten. Alles andere bleibt, wie es ist – Angebote im bisherigen Programm, Rechnungen beim Steuerberater, Material beim Einkauf.

Eine digitale Plantafel zeigt jede Maschine als Zeile und die Zeit von links nach rechts. Ein Arbeitsgang hat eine Reihenfolge, eine Maschine, eine Rüstzeit und eine Laufzeit; Start und Ende werden entlang der tatsächlichen Arbeitszeit dieser Maschine gerechnet, mit Schichtbeginn, Schichtende und Pause, über Nächte und Wochenenden hinweg. Verschoben wird mit der Maus oder dem Finger.

Genau das macht Fertigungstakt. Das System meldet, wenn zwei Arbeitsgänge auf derselben Maschine kollidieren, wenn ein Arbeitsgang vor seinem Vorgänger liegt oder wenn das Ende nach dem Liefertermin fällt. Je Auftrag zeigt eine Ampel, ob der Restaufwand bis zum Termin noch in die verbleibende Zeit passt. In der Werkstatt läuft auf einem Tablet je Maschine ein Monitor mit JETZT, DANACH und HEUTE und vier Knöpfen: Starten, Pause, Problem, Fertig. Bestehende Auftragsdaten lassen sich per CSV importieren, mit Spaltenzuordnung und Vorschau.

Wo die Grenze dieser Alternative verläuft

Ehrlich bleiben gehört zur Entscheidung dazu. Eine Plantafel ist kein ERP. Sie führt keine Lagerbestände, kalkuliert keine Kosten, schreibt keine Rechnungen, disponiert kein Material und hängt nicht an Ihren Maschinensteuerungen. Sie plant auch nicht automatisch um: Wenn Sie einen Arbeitsgang verschieben, wird dieser neu gerechnet – die nachfolgenden Arbeitsgänge werden als Reihenfolgekonflikt gemeldet, damit Sie entscheiden, nicht die Software.

Wenn Ihr eigentliches Problem Materialdisposition, Bestandsführung oder Kalkulation ist, dann brauchen Sie tatsächlich eine Warenwirtschaft oder ein ERP. Wenn Ihr Problem lautet „Wir wissen nicht, ob wir den Termin halten" und „Jeder fragt den Meister", dann brauchen Sie die Planungsebene, und die bekommen Sie deutlich schneller.

Checkliste vor der Entscheidung

Gehen Sie diese Punkte durch, bevor Sie Angebote einholen. Je mehr Haken links stehen, desto eher reicht die schlanke Lösung.

Fertigen Sie überwiegend nach Kundenzeichnung, in Einzelfertigung oder Kleinserie?
Kommen Sie ohne mehrstufige Stücklisten aus?
Gibt es bei Ihnen gepflegte Vorgabezeiten je Teil – oder Erfahrungswerte im Kopf?
Wer würde die Stammdaten aufbauen, und wie viele Stunden pro Woche hätte diese Person dafür?
Ist die Rechnungsstellung heute ein Problem, oder ist sie gelöst?
Sagen Sie Liefertermine zu, ohne die freie Maschinenzeit zu kennen?
Kann außer einer Person jemand sagen, was morgen auf Maschine 3 läuft?
Wie oft fragt die Werkstatt nach, was als Nächstes kommt?

Fällt die Antwort auf die letzten drei Fragen unangenehm aus, während Einkauf und Buchhaltung funktionieren, dann liegt Ihr Engpass in der Feinplanung – nicht in der Verwaltung.

Der pragmatische Weg

Eine Reihenfolge, die auch dann funktioniert, wenn Sie sich später doch für ein größeres System entscheiden:

Ein Problem benennen. Nicht „digitalisieren", sondern zum Beispiel „Wir wollen bei jedem Auftrag vor der Zusage sehen, ob der Termin hält".
Die Planungsebene zuerst lösen. Maschinen mit ihren echten Arbeitszeiten anlegen, die laufenden Aufträge in Arbeitsgänge zerlegen, auf die Zeitachse legen. Das ist an einem Tag machbar und liefert sofort Nutzen.
Vier Wochen damit arbeiten. Erst danach wissen Sie, welche Zeiten Sie schlecht schätzen und wo Ihre echten Engpässe liegen. Diese Erkenntnis ist die beste Vorbereitung auf jede spätere Softwareauswahl – und sie kostet Sie kein Projekt.
Dann erst über ERP entscheiden. Mit sauber erfassten Arbeitsgängen und realistischen Zeiten wird ein ERP-Projekt planbar, weil der größte Brocken – die Stammdaten – nicht mehr aus dem Nichts entsteht.

Wenn Sie an dieser Stelle nur einen einzigen Schritt tun wollen: Schreiben Sie auf, wie viele Maschinen und Arbeitsplätze in Ihrem Plan stehen müssten, und wer heute außer Ihnen die Antwort auf „Was läuft morgen" kennt. Die beiden Zahlen sagen mehr über das passende Werkzeug aus als jede Funktionsliste.