Alternative zu Excel für die Produktionsplanung: Was ein kleiner Betrieb wirklich braucht

Wer nach einer Alternative zu Excel für die Produktionsplanung sucht, hat meistens schon einen konkreten Moment im Kopf: die Datei, die zwei Leute gleichzeitig geöffnet hatten, die Version vom Vortag, die plötzlich die aktuelle war, oder den Freitagnachmittag, an dem niemand mehr wusste, welcher Auftrag jetzt eigentlich auf der Fräse liegt. Excel hat den Betrieb bis hierher getragen. Die Frage ist nicht, ob es schlecht war, sondern was als Nächstes kommt.

Die Antwort ist nicht „ein ERP“. Für einen Betrieb mit fünf bis dreißig Maschinen gibt es zwischen der Tabelle und dem großen System mehrere Stufen, und die meisten Betriebe brauchen genau eine davon. Dieser Beitrag geht die Stufen durch, benennt, was jede kann und was nicht, und gibt Ihnen ein paar einfache Prüffragen, mit denen Sie Ihre eigene Stufe finden.

Warum Excel überhaupt ersetzt werden soll

Bevor man eine Alternative sucht, lohnt ein ehrlicher Blick darauf, was genau an der Tabelle nicht mehr funktioniert. Meist ist es nicht das Rechnen – Excel rechnet hervorragend. Es sind vier andere Dinge:

• Gleichzeitigkeit. Die Tabelle hat einen Besitzer. Wer sie nicht offen hat, sieht einen alten Stand. In der Halle hängt ein Ausdruck von gestern.
• Zeitachse. Eine Zelle je Tag zeigt nicht, ob der Auftrag um 7 Uhr oder um 14 Uhr fertig ist. Sobald mehrere Arbeitsgänge am Tag auf einer Maschine liegen, wird die Tabelle entweder unleserlich oder ungenau.
• Verschieben. Rutscht ein Auftrag um einen Tag, müssen alle dahinter von Hand nachgezogen werden. Das macht man zweimal gründlich und danach nur noch grob.
• Rückmeldung. Die Tabelle weiß nicht, was in der Halle passiert. Ob „Drehen“ angefangen wurde, steht nur im Kopf des Mitarbeiters oder auf einem Zettel.

Wenn Sie diese vier Punkte durchgehen und bei zweien nicken, lohnt sich der Wechsel. Wenn Sie nur bei einem nicken, reicht vielleicht eine bessere Tabelle. Mehr dazu in Produktionsplanung mit Excel: Möglichkeiten und Grenzen.

Stufe 1: Die bessere Tabelle

Die erste Alternative zu Excel ist – Excel, aber richtig aufgebaut. Oder eine geteilte Tabelle in der Cloud, die mehrere Leute gleichzeitig bearbeiten können. Damit ist das Gleichzeitigkeitsproblem gelöst, und mit einer sauberen Struktur (ein Auftrag je Zeile, Arbeitsgänge als eigene Zeilen, feste Spalten für Maschine, Start, Dauer, Termin) wird sie auch wieder lesbar. Wie so eine Vorlage aussehen sollte, steht in Produktionsplanung mit Excel-Vorlage.

Was die bessere Tabelle nicht löst: die Zeitachse und das Verschieben. Sie bleibt eine Liste, keine Tafel. Und sie bleibt eine Datei, die niemand in der Halle anschaut.

Für wen es reicht: Betriebe mit zwei, drei Maschinen, einem Planer und Aufträgen, die selten umgeplant werden.

Stufe 2: Die digitale Plantafel

Die zweite Stufe ist eine digitale Plantafel: Maschinen als Zeilen, Zeit als Achse, Arbeitsgänge als Blöcke, die man mit der Maus verschiebt. Der Unterschied zur Tabelle ist nicht die Optik, sondern das, was das Werkzeug weiß:

• Es kennt die Arbeitszeit jeder Maschine und rechnet ein Ende aus, das Nacht und Wochenende überspringt.
• Es sieht, wenn zwei Blöcke auf derselben Maschine übereinanderliegen, und fragt nach.
• Es vergleicht das geplante Ende mit dem Liefertermin und färbt den Auftrag, bevor es zu spät ist.
• Es hat eine Rückmeldeseite für die Halle: Der Mitarbeiter am Tablet drückt „Start“ und „Fertig“, und der Planer sieht es sofort.

Das ist die Stufe, die die meisten kleinen Betriebe tatsächlich brauchen. Sie löst alle vier Excel-Probleme, ohne den Betrieb zu einem Softwareprojekt zu machen. Der Aufwand für den Umstieg liegt eher bei Stunden als bei Wochen: Maschinen anlegen, die Auftragsliste aus Excel übernehmen, die erste Woche auf der Tafel planen. Wie das konkret geht, beschreibt Digitale Plantafel in der Produktion: der Umstieg.

Für wen es reicht: Betriebe mit fünf bis dreißig Maschinen, die Aufträge auf Maschinen und Termine planen müssen, aber keine Stücklisten, keinen Einkauf und keine Lagerbuchungen aus dem Planungswerkzeug erwarten.

Stufe 3: PPS oder ERP mit Planungsmodul

Die dritte Stufe ist das große System: Aufträge, Stücklisten, Material, Einkauf, Kalkulation und Planung in einem. Das ist die richtige Alternative, wenn die Planung nicht das eigentliche Problem ist, sondern der Datenfluss zwischen Angebot, Einkauf, Fertigung und Rechnung. Es ist die falsche, wenn Sie eigentlich nur wissen wollen, was morgen auf welcher Maschine läuft.

Der Preis für Stufe 3 ist nicht nur Geld. Es ist die Einführung: Stammdaten, die vollständig sein müssen, bevor die Planung überhaupt anläuft. Arbeitspläne mit Zeiten je Arbeitsgang, die jemand pflegen muss. Ein Planungsmodul, das seine Stärke erst zeigt, wenn alle Daten sauber sind – und das kleine Betriebe deshalb oft gar nicht einschalten. Was die Systemwelt im Einzelnen bedeutet, erklärt ERP, PPS und MES: Was ist der Unterschied?.

Für wen es passt: Betriebe ab etwa dreißig Mitarbeitern, mit eigener Arbeitsvorbereitung, Materialwirtschaft und dem Willen, ein Jahr Einführung durchzuhalten.

Die drei Stufen im Vergleich

Fünf Prüffragen für die eigene Stufe

Beantworten Sie die Fragen mit dem, was heute wirklich passiert – nicht mit dem, was Sie sich wünschen.

1. Wer schaut auf den Plan? Nur Sie: Stufe 1 reicht. Auch die Leute an den Maschinen: mindestens Stufe 2.
2. Wie oft wird umgeplant? Seltener als einmal die Woche: Stufe 1. Täglich: Stufe 2 oder höher.
3. Woran scheitern Termine? An falscher Einschätzung der Maschinenlast: Stufe 2. An fehlendem Material: Stufe 3 oder ein separates Einkaufswerkzeug.
4. Wer pflegt Stammdaten? Niemand hat dafür Zeit: Stufe 3 wird scheitern. Ein Planer eine Stunde pro Woche: Stufe 2 läuft.
5. Was soll in einem Jahr anders sein? „Termine halten, weniger Nachfragen in der Halle“: Stufe 2. „Durchgängige Daten von Angebot bis Rechnung“: Stufe 3.

Wenn die Antworten zwischen zwei Stufen liegen, nehmen Sie die kleinere. Ein Werkzeug, das benutzt wird, schlägt eines, das alles könnte.

Der Umstieg von Excel: Was mitkommt und was nicht

Ganz gleich, welche Stufe Sie wählen – Ihre Tabelle ist nicht verloren. Die Auftragsliste lässt sich als CSV exportieren und in eine Plantafel übernehmen; wie das mit Spaltenzuordnung und Vorschau abläuft, steht in Produktionsdaten aus Excel per CSV übernehmen. Mitkommen sollten: Auftragsnummer, Kunde, Bezeichnung, Stückzahl, Liefertermin, Arbeitsgänge mit Sollzeit. Nicht mitkommen sollten: die Farbcodes, die nur der Planer versteht, die Kommentarspalte mit drei Jahren Historie und die Formeln, die niemand mehr nachvollziehen kann.

Ein bewährter Weg ist, die Tabelle noch zwei Wochen parallel laufen zu lassen – nicht als Plan, sondern als Kontrolle. Wenn die Tafel in dieser Zeit alles abbildet, was die Tabelle konnte, wird die Tabelle archiviert. Die meisten Betriebe schauen nach der ersten Woche nicht mehr hinein.

Was eine Alternative zu Excel nicht lösen wird

Ein Planungswerkzeug macht die Planung sichtbar. Es macht sie nicht von selbst richtig. Wenn Sollzeiten nicht stimmen, stimmt auch die schönste Tafel nicht. Wenn niemand den Liefertermin einträgt, kann niemand davor warnen. Und wenn Rückmeldungen aus der Halle nicht kommen, zeigt die Tafel einen Plan, keinen Zustand.

Das ist keine Einschränkung, sondern eine Erinnerung daran, wo der Nutzen entsteht: nicht im Werkzeug, sondern in der Gewohnheit, es täglich zu benutzen. Eine Plantafel, die jeden Morgen fünf Minuten Aufmerksamkeit bekommt, ersetzt Excel vollständig. Eine, die nur bei Problemen geöffnet wird, ist die nächste Datei von gestern.