Fertigungsplanung mit Excel: Ab wann wird sie zum Problem?

Die Tabelle für die Fertigungsplanung ist in den meisten Betrieben keine Entscheidung gewesen. Sie ist entstanden. Irgendwann hat jemand eine Woche in Spalten aufgeteilt, die Maschinen untereinander geschrieben und angefangen, Aufträge einzutragen. Seitdem wird sie erweitert, kopiert und weitergereicht.

Die interessante Frage ist deshalb nicht, ob Fertigungsplanung mit Excel grundsätzlich taugt. Sie tut es – in bestimmten Konstellationen besser als eine Software mit zwanzig Menüpunkten, die niemand pflegt. Die Frage ist, ab wann Ihr Betrieb aus dieser Konstellation herausgewachsen ist.

Dieser Übergang passiert nicht an einem Tag. Er kündigt sich über Monate an: Die Datei wird morgens gepflegt und ist mittags falsch. Jemand fragt, welche Version gilt. Ein Termin platzt, obwohl er im Plan grün aussah. Nachfolgend stehen vier konkrete Kipppunkte und eine Selbsteinschätzung, an der Sie Ihren Betrieb einordnen können.

Wofür Fertigungsplanung mit Excel wirklich taugt

Excel ist ein Rechenwerkzeug. Es kann Zeiten addieren, Mengen multiplizieren, Termine subtrahieren und Ergebnisse einfärben. Für die Kalkulation eines Auftrags, für eine Rüstzeitübersicht oder für eine Auswertung am Jahresende ist es genau richtig.

Was Excel nicht kennt, ist der Begriff Zeitachse. Eine Zelle weiß nicht, dass sie einen Arbeitsgang von 6,5 Stunden auf der Drehmaschine darstellt. Sie weiß nicht, dass daneben ein zweiter Arbeitsgang derselben Maschine liegt, der sich überschneidet. Und sie weiß nicht, dass am Freitag um 15 Uhr Schluss ist. All das wissen nur Sie – und tragen es von Hand nach.

Solange die Zahl dieser Nachträge klein bleibt, ist das effizient. Ein Betrieb mit vier Maschinen, einem Planer, langen Laufzeiten und Aufträgen, die Wochen im Voraus feststehen, braucht nichts anderes. Kritisch wird es erst, wenn einer der folgenden vier Faktoren wächst.

Kipppunkt 1: Die Zahl der Maschinen

Der erste Kipppunkt ist der sichtbarste. Jede Maschine und jeder Arbeitsplatz ist eine Zeile im Plan – und zwar nicht nur die CNC-Maschinen. Entgraten, Schweißen, Montage und Prüfung sind genauso Engpässe und gehören genauso hinein. Wer nur seine sechs Bearbeitungszentren plant und die Handarbeitsplätze weglässt, plant an der Hälfte des Betriebs vorbei.

Mit acht bis zehn Zeilen ist eine Wochentabelle noch überschaubar. Darüber beginnen die typischen Umgehungen: Spalten werden ausgeblendet, die Tabelle wird auf zwei Reiter aufgeteilt, es entsteht eine zweite Datei nur für die Fräserei. Ab diesem Moment gibt es keinen Gesamtplan mehr, sondern mehrere Teilpläne, die niemand gegeneinander prüft.

Das eigentliche Problem sind nicht die Zeilen, sondern die Übergänge zwischen ihnen. Ein Auftrag, der über Sägen, Drehen, Fräsen und Prüfen läuft, steht in vier verschiedenen Zeilen. Ob der Fräs-Arbeitsgang tatsächlich nach dem Dreh-Arbeitsgang liegt, sieht in einer Tabelle niemand. Auf einer Zeitachse sieht man es sofort. Mehr dazu steht in Maschinenbelegungsplan in Excel erstellen.

Kipppunkt 2: Die Zahl der Planer

Eine Excel-Datei hat einen natürlichen Besitzer. Solange dieselbe Person plant, einträgt und ausdruckt, gibt es keine Konflikte – aber auch keine Vertretung. Fällt sie aus, steht im Betrieb eine Datei, die niemand vollständig versteht.

Sobald zwei Personen planen, entsteht ein zweites Problem. Nicht nur die technische Frage, wer zuletzt gespeichert hat. Auch die inhaltliche: Warum liegt dieser Auftrag jetzt am Donnerstag? Wer hat ihn verschoben, und was ist dadurch nach hinten gerutscht? Eine Tabelle speichert das Ergebnis, nicht die Entscheidung.

Der dritte Kreis sind die Leser. Der Meister braucht die Reihenfolge, der Maschinenbediener nur seinen nächsten Auftrag, der Geschäftsführer nur die gefährdeten Termine. In einer einzigen Datei bekommen alle dieselbe Ansicht – meist als Ausdruck, der am Nachmittag nicht mehr stimmt.

Kipppunkt 3: Die Änderungsfrequenz

Dies ist der Kipppunkt, den die meisten Betriebe unterschätzen, weil er sich nicht zählen lässt, solange man ihn nicht zählt.

Zählen Sie eine Woche lang mit: Wie oft ändert sich Ihr Plan an einem Tag? Jeder Eilauftrag, jeder Maschinenausfall, jede Nacharbeit, jedes Material, das später kommt als zugesagt, jeder Auftrag, der zwei Stunden länger dauert als geplant – das ist je eine Änderung.

Der Unterschied zwischen Papier und Software liegt genau hier. Ein verschobener Arbeitsgang bedeutet in Excel: neue Startzeit eintragen, neue Endzeit ausrechnen, prüfen, was jetzt kollidiert, und alle betroffenen Folgeeinträge von Hand nachziehen. Bei zwei Änderungen am Tag ist das eine Minutensache. Bei zehn ist es eine halbe Stunde, die jemand nicht in der Arbeitsvorbereitung verbringt.

Was dann passiert, ist vorhersehbar: Die Änderungen werden nicht mehr eingetragen. Der Plan bleibt formal bestehen, aber die Wahrheit liegt wieder im Kopf des Meisters. Wie man damit systematisch umgeht, beschreibt Eilauftrag einplanen, ohne den Rest umzuwerfen.

Kipppunkt 4: Das Schichtmodell

Der vierte Kipppunkt ist der unauffälligste und macht die meisten Termine kaputt. Excel rechnet in Kalenderzeit, Ihre Fertigung läuft in Arbeitszeit.

Ein Beispiel zum Nachrechnen: Ein Arbeitsgang mit 1,5 Stunden Rüstzeit und 12 Stunden Laufzeit startet am Donnerstag um 13:00 Uhr auf einer Maschine, die von 06:00 bis 15:00 Uhr läuft, mit 30 Minuten Pause. Kalendarisch endet er am Freitagmorgen. Tatsächlich bleiben am Donnerstag noch zwei Stunden, am Freitag kommen 8,5 dazu – der Rest fällt auf Montag. Der Auftrag ist nicht am Freitag fertig, sondern in der nächsten Woche.

Solche Rechnungen lassen sich in Excel abbilden, mit Arbeitstagsfunktionen und Hilfsspalten. Nur: Diese Formeln rechnen meist in ganzen Tagen, nicht in Schichtstunden. Sobald eine zweite Schicht, eine Samstagsschicht oder unterschiedliche Arbeitszeiten je Maschine dazukommen, wird die Formelkonstruktion so aufwendig, dass sie nur noch einer versteht – und keiner mehr prüft.

Selbsteinschätzung: Wie stabil ist Ihre Fertigungsplanung mit Excel?

Die folgende Tabelle ist keine Messung, sondern eine Sortierhilfe. Gehen Sie die sechs Zeilen durch und notieren Sie je Zeile die Punktzahl, die auf Ihren Betrieb zutrifft.

0 bis 3 Punkte: Ihre Fertigungsplanung mit Excel trägt. Investieren Sie die Zeit lieber in saubere Rüst- und Laufzeiten als in ein Werkzeug. Warum diese Trennung so viel ausmacht, steht in Rüstzeiten in der Produktionsplanung.

4 bis 7 Punkte: Der Grenzbereich. Die Tabelle funktioniert noch, aber sie kostet bereits spürbar Zeit, und einzelne Termine fallen durch. Ein guter Zeitpunkt, um sich Alternativen anzusehen – ohne Druck, weil noch nichts brennt.

8 Punkte und mehr: Der Plan bildet Ihre Fertigung nicht mehr ab. Das merkt man in der Regel nicht an der Datei, sondern an der Liefertermintreue und daran, wie oft am Tag jemand nach dem Stand eines Auftrags fragt.

Was nach Excel kommt – und was nicht

Der häufigste Fehlschluss nach dieser Erkenntnis ist der Sprung zum ERP-System. Ein ERP löst Warenwirtschaft, Einkauf, Kalkulation und Buchhaltung. Die Feinplanung auf der Maschine ist dort oft ein Nebenmodul, das mit Stammdaten gefüttert werden will, die ein Betrieb mit zehn Maschinen nicht in dieser Tiefe pflegt. Der Unterschied zwischen den Systemklassen ist in ERP, PPS und MES – was ist was? sortiert.

Was die vier Kipppunkte tatsächlich adressiert, ist eine digitale Plantafel: eine Zeile je Maschine, Zeit von links nach rechts, Arbeitsgänge als Balken, die man mit Maus oder Finger verschiebt.

Genau das macht Fertigungstakt. Start und Ende eines Arbeitsgangs werden entlang der Arbeitszeit der jeweiligen Maschine gerechnet – Schichtbeginn, Schichtende, Pause; Nächte und Wochenenden werden übersprungen. Das Donnerstag-Beispiel von oben rechnet die Plantafel selbst. Doppelbelegungen, Arbeitsgänge außerhalb der Arbeitszeit, eine verletzte Reihenfolge und ein Ende nach dem Liefertermin werden gemeldet, sobald sie entstehen. Eine Ampel je Auftrag rechnet den offenen Restaufwand gegen die verbleibende Zeit.

Was Fertigungstakt nicht tut: Es plant Folgearbeitsgänge nicht automatisch nach. Verschieben Sie einen Arbeitsgang, wird dieser neu gerechnet; liegt ein Nachfolger dadurch falsch, erscheint ein Reihenfolgekonflikt, den Sie selbst auflösen. Es optimiert nichts automatisch, führt keine Materialplanung und keine Kostenrechnung. Die Entscheidung bleibt beim Meister – die Rechnung übernimmt die Software.

Ihre bestehende Tabelle ist dabei kein Verlust: Aufträge und Arbeitsgänge lassen sich per CSV importieren, mit Spaltenzuordnung und Vorschau vor dem Übernehmen.

Ihr nächster Schritt

Bevor Sie Software vergleichen, verschaffen Sie sich in dieser Reihenfolge Klarheit:

1. Zeilen zählen. Schreiben Sie alle Maschinen und Arbeitsplätze auf, die im Plan stehen müssten – inklusive Entgraten, Montage und Prüfung. Diese Zahl bestimmt auch, welcher Tarif einer Plantafel für Sie überhaupt in Frage kommt.
2. Eine Woche lang Änderungen mitschreiben. Ein Strich auf einem Zettel je Umplanung. Das Ergebnis überrascht die meisten.
3. Einen konkreten geplatzten Termin nachverfolgen. Wo genau ist er verloren gegangen: bei der Zusage, beim Umplanen oder weil die Rückmeldung aus der Werkstatt fehlte?
4. Die Vertretungsfrage stellen. Kann jemand anderes morgen anhand der Datei sagen, was auf Maschine 3 läuft und was danach kommt?

Wenn die Antworten zeigen, dass Ihnen vor allem die sichtbare Reihenfolge und eine ehrliche Terminrechnung fehlen, brauchen Sie kein Einführungsprojekt, sondern eine Zeitachse. Einen Vergleich der beiden Ansätze liefert Plantafel oder Excel – was passt zu Ihrem Betrieb?.