Produktionsplanung mit Excel-Vorlage: Was eine gute Vorlage können muss

Die Suche nach einer Produktionsplanung als Excel-Vorlage beginnt in kleinen Betrieben fast immer an derselben Stelle: Ein Auftrag ist durchgerutscht, ein zweiter wurde knapp, und jetzt soll eine Datei her, in der alles steht. Zwei Downloads später liegen drei Vorlagen auf dem Rechner. Eine davon sieht gut aus – Wochenraster, farbige Balken, ein eigenes Blatt für die Maschinen.

Sechs Wochen später ist die Datei in den meisten Betrieben verwaist. Das liegt selten an Excel und fast nie an der Person, die sie befüllt hat. Es liegt daran, dass eine Excel-Vorlage aus dem Netz nichts über Ihre Maschinen, Ihre Schichtzeiten und Ihre Arbeitsgänge weiß. Sie ist zunächst ein Formular. Was daraus eine Planung wird, müssen Sie selbst hineinbauen.

Dieser Beitrag beschreibt, welche Spalten in eine brauchbare Vorlage gehören, welche Rechnungen die Datei selbst übernehmen sollte und woran Sie vor dem ersten Befüllen erkennen, ob eine Vorlage Ihren Betrieb übersteht. Eine Datei zum Herunterladen finden Sie hier nicht, und das ist Absicht: Eine Vorlage, die Sie in zwei Stunden selbst aufbauen, passt besser als jede fertige.

Warum heruntergeladene Vorlagen nach zwei Wochen liegen bleiben

Die Gründe wiederholen sich, unabhängig davon, wie aufwendig die Datei gestaltet ist.

Sie plant Aufträge statt Arbeitsgänge. Die meisten Vorlagen haben eine Zeile je Auftrag mit Start, Ende und einem Balken. In der Zerspanung, im Werkzeugbau und in der Lohnfertigung läuft ein Auftrag aber über mehrere Maschinen: Sägen, Drehen, Fräsen, Entgraten, Prüfen. Ein Balken über zwei Wochen sagt nichts darüber, ob die Fräse am Donnerstag frei ist.

Sie stammt aus der Projektplanung. Viele „Produktionspläne" sind umbenannte Gantt-Vorlagen für Bauvorhaben oder Softwareprojekte. Dort dauert ein Vorgang Tage und hat keine Rüstzeit. In der Fertigung dauert ein Arbeitsgang 40 Minuten oder elf Stunden, und die Rüstzeit entscheidet oft über die Reihenfolge.

Sie rechnet mit Kalendertagen. Ein Arbeitsgang, der am Freitagnachmittag beginnt und acht Stunden dauert, endet nicht am Samstagvormittag. Vorlagen, die Wochenenden, Schichtende und Pause ignorieren, liefern Termine, die von der ersten Zeile an falsch sind.

Sie ist auf eine Person zugeschnitten. Die Datei liegt auf einem Rechner, den zwei Leute öffnen. Der Kollege an der Maschine sieht sie nicht, jede Änderung muss mündlich weitergegeben werden – die Pflege kostet doppelt.

Der Aufwand je Änderung ist zu hoch. Ein Eilauftrag bedeutet: Zeilen einfügen, Balken verschieben, alle nachfolgenden Termine von Hand nachziehen. Das macht man dreimal. Beim vierten Mal plant man wieder im Kopf und aktualisiert die Datei „später". Später kommt nicht.

Was eine Produktionsplanung mit Excel-Vorlage leisten muss

Bevor Sie eine Spalte anlegen, klären Sie, was die Datei überhaupt beantworten soll. Für einen Betrieb mit 2 bis 30 Maschinen sind das vier Fragen:

1. Was liegt auf welcher Maschine, und in welcher Reihenfolge? Ohne Maschinenbezug je Arbeitsgang ist die Datei eine Auftragsliste, kein Plan.
2. Wann ist ein Arbeitsgang fertig? Das setzt eine Dauer aus Rüstzeit und Laufzeit voraus und eine Rechnung, die die Arbeitszeit der Maschine kennt.
3. Wird der Liefertermin gehalten? Also der Vergleich zwischen dem Ende des letzten Arbeitsgangs und dem zugesagten Termin.
4. Was ist offen, was läuft, was ist fertig? Ein Plan ohne Status ist nach zwei Tagen eine Wunschliste.

Alles Weitere – Auslastungsdiagramme, Kennzahlen, automatische Reihenfolgen – ist Zubehör. Wenn die vier Fragen unbeantwortet bleiben, hilft auch das schönste Diagramm nicht.

Der Spaltenaufbau: eine Zeile je Arbeitsgang

Der wichtigste Entwurfsentscheid fällt vor der ersten Formel: eine Zeile je Arbeitsgang, nicht je Auftrag. Der Auftrag steht in den ersten Spalten und wiederholt sich über seine Arbeitsgänge. Das wirkt redundant, macht die Datei aber erst sortierbar und filterbar – nach Maschine, nach Termin, nach Status.

Zwei Felder verdienen besondere Aufmerksamkeit. Rüstzeit und Laufzeit gehören getrennt. Wer nur eine Gesamtzeit führt, kann weder erkennen, dass zwei ähnliche Aufträge hintereinander günstiger laufen, noch bei geänderter Stückzahl neu rechnen. Mehr dazu in Rüstzeiten in der Produktionsplanung richtig berücksichtigen. Und die AG-Nummer in Zehnerschritten erspart Ihnen später das Umnummerieren, wenn zwischen Drehen und Fräsen doch noch ein Entgratschritt dazukommt.

Weglassen können Sie Kostenstellen, Materialnummern, Zeichnungsstände und Prüfmerkmale – das steht im Auftragsordner. Eine Planungsdatei, die zur zweiten Stammdatenhaltung wird, pflegt bald niemand mehr.

Die drei Blätter, die eine Vorlage braucht

Blatt 1: Maschinen

Eine Zeile je Maschine und Arbeitsplatz, mit Schichtbeginn, Schichtende, Pausendauer und Arbeitstagen. Nehmen Sie die Handarbeitsplätze mit auf – Entgraten, Montage, Messraum und Versand sind in kleinen Betrieben regelmäßig der Engpass, tauchen in Vorlagen aber fast nie auf.

Blatt 2: Arbeitsgänge

Die Tabelle aus dem vorigen Abschnitt. Hier arbeiten Sie täglich. Legen Sie die Spaltenköpfe als echte Excel-Tabelle an, dann wachsen Formeln und Filter automatisch mit.

Blatt 3: Die Sicht auf die Woche

Hier entscheidet sich, ob die Vorlage überlebt. Üblich sind zwei Bauformen: ein Raster mit Maschinen als Zeilen und Tagen oder Stunden als Spalten, über Formeln gefüllt – oder eine gefilterte Liste je Maschine, nach Startzeit sortiert. Das Raster sieht besser aus, die Liste ist robuster. Wie ein solches Raster aufgebaut wird, beschreibt Maschinenbelegungsplan in Excel erstellen.

Was die Vorlage selbst rechnen sollte

Jeder Wert, den ein Mensch von Hand einträgt, obwohl er sich ableiten lässt, ist eine Fehlerquelle und ein Pflegeaufwand.

Die Dauer. Rüstzeit plus Menge mal Laufzeit. Rechnen wir mit dem Beispiel aus der Tabelle: 45 Minuten Rüsten und 120 Stück à 3,5 Minuten ergeben 465 Minuten, also 7 Stunden 45 Minuten.

Das Ende. Hier steigen die meisten Vorlagen aus. Startet dieser Arbeitsgang um 06:00 Uhr auf einer Maschine mit Schicht von 06:00 bis 14:30 Uhr und 30 Minuten Pause, stehen an diesem Tag 8 Stunden zur Verfügung. Der Arbeitsgang endet also um 14:15 Uhr. Beginnt er dagegen erst um 12:00 Uhr, laufen bis Schichtende 2,5 Stunden, der Rest fällt auf den nächsten Arbeitstag – und wenn dieser nächste Tag ein Samstag ist, auf den Montag. In Excel ist das mit NETTOARBEITSTAGE und Hilfsspalten abbildbar, aber es sind mehrere verschachtelte Formeln, die niemand außer dem Erbauer der Datei ändern kann.

Die Terminprüfung. Eine Spalte, die das Ende des letzten Arbeitsgangs eines Auftrags gegen den Liefertermin hält, farblich hinterlegt. Das ist die Rechnung, die über Liefertermintreue entscheidet, und sie ist in Excel gut machbar.

Die Doppelbelegung. Überschneidungen auf derselben Maschine lassen sich über bedingte Formatierung sichtbar machen. Die Formel ist unangenehm, weil sie jede Zeile gegen jede andere Zeile derselben Maschine prüfen muss – in einer Datei mit 300 Zeilen merkt man das beim Scrollen.

Die Prüfliste vor dem ersten Befüllen

Bevor Sie eine gefundene Vorlage mit echten Aufträgen füllen, gehen Sie diese Punkte durch. Fällt mehr als einer negativ aus, kostet Sie das Nacharbeiten mehr Zeit als ein eigener Aufbau.

• Gibt es eine Zeile je Arbeitsgang oder nur je Auftrag?
• Ist eine Spalte für Maschine oder Arbeitsplatz vorhanden, und gibt es ein Blatt, auf dem die Maschinen mit ihren Schichtzeiten stehen?
• Sind Rüstzeit und Laufzeit getrennt?
• Wird das Ende berechnet oder eingetippt?
• Kennt die Berechnung Arbeitstage, Schichtende und Pause?
• Gibt es eine Statusspalte, die auch die Werkstatt pflegen könnte?
• Wie viele Handgriffe kostet es, einen Arbeitsgang um zwei Tage zu verschieben?
• Sind die Blätter und Formeln ohne Passwort zugänglich, damit Sie sie anpassen können?

Die letzte Frage entscheidet häufiger, als man denkt: Eine gesperrte Vorlage lässt sich nicht an Ihre Maschinen anpassen, und was nicht passt, wird nicht gepflegt.

Wann die Excel-Vorlage reicht – und wann nicht

Eine selbst gebaute Vorlage trägt erstaunlich weit, solange drei Bedingungen gelten: Eine Person plant, die Zahl der offenen Arbeitsgänge bleibt überschaubar, und Änderungen während der Woche sind die Ausnahme. Unter diesen Umständen ist Excel dem Zettel deutlich überlegen und kostet nichts.

Eng wird es an anderer Stelle. Sobald zwei Personen gleichzeitig planen, sobald die Werkstatt den Status selbst melden soll, sobald täglich Eilaufträge dazwischenkommen oder das Nachziehen der Folgetermine mehr Zeit kostet als das Planen selbst, arbeiten Sie gegen das Werkzeug. Wo genau diese Grenzen liegen, ist in Produktionsplanung mit Excel: Möglichkeiten und Grenzen ausführlicher beschrieben.

Dann lautet die Frage nicht mehr, welche Spalten in die Vorlage gehören, sondern ob die Tabellenform noch die richtige ist. Eine digitale Plantafel führt denselben Datenbestand – Maschinen als Zeilen, Zeit als Achse, Arbeitsgänge mit Rüstzeit, Laufzeit und Reihenfolge –, übernimmt aber genau das, was in Excel am meisten kostet: Start und Ende werden entlang der Arbeitszeit der Maschine gerechnet, Nächte und Wochenenden übersprungen, verschoben wird per Drag & Drop. Doppelbelegungen, ein Ende nach dem Liefertermin oder ein Arbeitsgang vor seinem Vorgänger werden beim Planen gemeldet statt beim Ausliefern.

Fertigungstakt arbeitet so, ohne ERP-Projekt; der Wechsel beginnt meist mit einem CSV-Export aus genau der Datei, die Sie gebaut haben – worauf dabei zu achten ist, steht in CSV-Import für die Produktionsplanung. Was die Software nicht tut: Material planen, Kosten rechnen, Reihenfolgen automatisch optimieren. Diese Entscheidungen bleiben bei Ihnen.

Ihr nächster Schritt

Wenn Sie heute ohne Plan oder mit einer geerbten Datei arbeiten, gehen Sie in dieser Reihenfolge vor:

1. Legen Sie zuerst das Maschinenblatt an – alle Maschinen und Handarbeitsplätze mit ihren echten Schichtzeiten. Das dauert eine halbe Stunde und ist die Grundlage für jede Rechnung.
2. Erfassen Sie drei laufende Aufträge vollständig in Arbeitsgängen. Nicht dreißig. An drei Aufträgen merken Sie innerhalb eines Tages, ob Ihre Spalten stimmen.
3. Bauen Sie die berechneten Spalten ein: Dauer, Ende, Terminabgleich. Was Sie hier nicht formelhaft hinbekommen, werden Sie auf Dauer auch nicht von Hand pflegen.
4. Führen Sie die Datei zwei Wochen im Echtbetrieb und notieren Sie jedes Mal mit einem Strich, wenn Sie etwas von Hand nachziehen mussten.

Diese Strichliste ist die ehrlichste Entscheidungsgrundlage, die Sie bekommen können. Bleiben es wenige Striche, haben Sie Ihre Vorlage gefunden. Werden es täglich mehr, liegt das nicht an Ihrem Aufbau – dann ist die Tabellenform für Ihren Betrieb ausgereizt. Ein Vergleich beider Wege steht in Plantafel oder Excel.