Eilauftrag in der Produktion: Wie plant man ihn ein, ohne alles durcheinanderzubringen?

Der Anruf kommt um zehn: Der Stammkunde hat eine Maschine stehen, braucht bis morgen früh zwei Wellen, Zeichnung kommt per Mail. Natürlich sagt man zu. Die Frage ist nur, was das kostet – und in den meisten kleinen Betrieben weiß das in dem Moment niemand. Der Eilauftrag wird auf die Drehmaschine gelegt, der Bediener unterbricht, was er gerade macht, und am Donnerstag stellt sich heraus, dass zwei andere Aufträge deswegen zu spät sind, die genauso wichtig waren.

Ein Eilauftrag ist keine Störung, die man erleidet. Er ist eine Planungsentscheidung, und sie lässt sich in fünf Minuten mit Zahlen treffen statt mit Bauchgefühl.

Warum Eilaufträge so viel Schaden anrichten

Der Eilauftrag selbst kostet selten viel Zeit – zwei Wellen sind in drei Stunden gedreht. Der Schaden entsteht dahinter:

• Der unterbrochene Auftrag muss neu gerüstet werden. Das Werkzeug, das schon stand, wird abgebaut und später wieder aufgebaut. Aus 30 Minuten Rüsten werden 60.
• Alle Aufträge nach dem Eilauftrag rutschen um seine Dauer plus das doppelte Rüsten. Bei drei Stunden Eilauftrag sind das vier Stunden für jeden dahinter.
• Niemand sieht, welche Termine dadurch kippen. Am Whiteboard wird die Karte vorn eingehängt, die anderen bleiben, wo sie sind, und der Plan stimmt ab diesem Moment nicht mehr.
• Der nächste Eilauftrag kommt, bevor der erste verdaut ist – und trifft auf einen Plan, der schon nicht mehr galt.

Zwei Eilaufträge pro Woche reichen, um einen Betrieb dauerhaft in Rückstand zu bringen, obwohl die Maschinen ständig laufen.

Schritt 1: Nicht sofort zusagen – erst hinlegen

Die wichtigste Regel ist die schwerste: Der Eilauftrag wird nicht am Telefon zugesagt, sondern nach dem Telefonat auf die Tafel gelegt. „Ich schaue kurz und rufe in zehn Minuten zurück“ kostet den Kunden nichts und den Betrieb einen Nachmittag Chaos weniger.

Auf der Tafel: Eilauftrag mit Arbeitsgängen und Zeiten anlegen, an die Stelle schieben, an der er laufen müsste, um den Wunschtermin zu halten. Jetzt zeigt die Tafel, was dahinter passiert.

Schritt 2: Sehen, welche Termine kippen

Das ist der Moment, für den man eine Tafel braucht, die Enden rechnet und mit Terminen vergleicht. Nach dem Einschieben sind vielleicht zwei Aufträge gelb geworden und einer rot. Jetzt lässt sich die eigentliche Frage stellen: Ist der Eilauftrag diese drei Terminverschiebungen wert?

Meistens lautet die Antwort ja – für zwei davon. Der gelbe Auftrag mit einem Tag Luft verkraftet es. Der rote mit Termin morgen nicht. Ohne Tafel sieht man das nicht; mit Tafel sieht man es in Sekunden.

Schritt 3: Den Platz suchen, der am wenigsten kostet

Der Eilauftrag muss nicht an die vorderste Stelle. Er muss dorthin, wo er seinen Termin hält und dabei am wenigsten anrichtet. Vier Möglichkeiten, in dieser Reihenfolge prüfen:

1. Die Lücke. Gibt es auf einer geeigneten Maschine heute oder morgen eine Lücke, die groß genug ist? Dann kostet der Eilauftrag niemanden etwas. Wer beim Planen Luft lässt, hat solche Lücken – das ist der Grund, warum 100 Prozent Auslastung nicht optimal sind.
2. Die andere Maschine. Kann der Eilauftrag auf einer Maschine laufen, die nicht der Engpass ist – auch wenn sie langsamer ist? Drei Stunden auf der kleinen Drehmaschine statt zwei auf der großen sind billiger als vier Stunden Verschiebung auf der großen.
3. Nach dem laufenden Auftrag, nicht mittendrin. Wenn der laufende Auftrag in einer Stunde fertig ist, wartet der Eilauftrag diese Stunde. Das spart das doppelte Rüsten und ist für den Kunden meist egal.
4. Vor dem Auftrag mit der meisten Luft. Wenn es keine Lücke gibt: den Eilauftrag vor den Auftrag setzen, dessen Termin am weitesten weg ist – nicht vor den, der zufällig als Nächstes dran wäre.

Erst wenn keine der vier Möglichkeiten reicht, wird ein anderer Termin verschoben – bewusst, und der betroffene Kunde wird angerufen.

Schritt 4: Zusagen – mit dem Termin, der wirklich geht

Jetzt der Rückruf. Nicht „morgen früh“, weil der Kunde es gesagt hat, sondern der Termin, den die Tafel zeigt. Oft ist der ohnehin morgen früh. Manchmal ist er morgen Mittag, und der Kunde sagt: „Passt.“ Und manchmal geht es nur, wenn ein anderer Kunde einen Tag wartet – dann ist das die Entscheidung, die der Betrieb trifft, nicht der Zufall.

Schritt 5: Den Eilauftrag sichtbar machen

Ein Eilauftrag, der auf der Tafel aussieht wie jeder andere, wird in der Halle wie jeder andere behandelt. Er braucht eine Markierung – Priorität „eilig“, ein Streifen am Block, eine andere Farbe –, damit der Bediener am Maschinenmonitor sieht: Das hier zuerst, egal was sonst auf der Zeile liegt. Und damit der Planer am nächsten Morgen sieht, dass da noch einer liegt, der heute raus muss.

Was man aus jedem Eilauftrag lernt

Nach dem Eilauftrag lohnt ein Blick zurück: Hat er den Rest der Woche verschoben, oder ist er in eine Lücke gefallen? Wenn er jedes Mal alles verschiebt, hat der Betrieb keine Lücken – und das ist ein Planungsproblem, kein Eilauftragsproblem. Wer regelmäßig Eilaufträge bekommt, plant sie ein: einen halben Tag pro Woche am Engpass frei lassen, der für genau das da ist. Ist kein Eilauftrag gekommen, füllt man ihn am Donnerstag mit dem nächsten Auftrag der Folgewoche. Ist einer gekommen, hat er niemandem geschadet.

Das ist der Unterschied zwischen einem Betrieb, der von Eilaufträgen getrieben wird, und einem, der sie annimmt, weil er sie sich leisten kann. Wie diese Reihenfolgeentscheidungen grundsätzlich getroffen werden, beschreibt Reihenfolgeplanung in der Produktion.